La simplificación del programa de viajes de empresas se basa en una mejor priorización y alineación de las partes interesadas.
Un nuevo estudio identifica la importancia de los procesos de viaje sin fisuras y racionalizados; mejora de la comunicación con los viajeros y partes interesadas, como vía para conseguir el éxito.
Este nuevo estudio, publicado el pasado 13 de febrero por la Asociación de Ejecutivos de Viajes Corporativos (ACTE) en colaboración con HRS, «Simplification of Managed Travel 2020» considera que los líderes de programas de viajes están comprometidos a simplificar la experiencia de viaje de negocios, pero se enfrentan a múltiples obstáculos a medida que priorizan las iniciativas.
Los viajeros de empresas de hoy en día están acostumbrados a una experiencia intuitiva de reservar viajes personales, que se han simplificado mediante plataformas de una sola parada como aplicaciones y sitios web. Al igual que el estudio de 2017, «Simplificación de los viajes gestionados,» el estudio de 2019 ilustra que los compradores de viajes siguen alineados con la idea de agilizar la experiencia de viaje de empresas. En 2017, el 72% de los gestores de viajes indicaron que las iniciativas para mejorar la eficacia de sus programas de viajes de empresa, apoyan los objetivos generales de sus empresas. En el estudio de 2019, ese número aumentó a un 97% casi universal.
Los líderes del programa generalmente expresan tres objetivos fundamentales para la simplificación:
- ahorro de costos para la organización
- mejora del deber de cuidado
- aumentar la productividad de los empleados.
Cada uno de ellos se puede mejorar, en diferentes grados, mediante la racionalización del programa de viaje.
Superar las barreras e involucrar a las partes interesadas internas más favorables
El obstáculo más importante para la simplificación son las prioridades organizativas en competencia, un desafío identificado por casi la mitad (46%) de los gestores de viajes. Los desafíos secundarios pueden variar según el tamaño del programa; los encuestados de programas que gastan más de 40 millones de euros anualmente citaban la falta de recursos de personal, mientras que los programas de gastos medios señalaron la falta de apoyo de los altos dirigentes.
La superación de estas barreras requiere la alineación con las partes interesadas internas y externas. Sin embargo, los cuatro principales departamentos nombrados por los encuestados, como los más útiles con la implementación de iniciativas de simplificación, ilustran cómo los viajes gestionados han cambiado en las últimas dos décadas:
¿Qué departamentos internos han sido los más útiles para apoyar la simplificación de los programas?
- Riesgo/Seguridad 49%
- Adquisiciones 46%
- Comunicaciones 44%
- Viajeros 41%
«Los líderes del programa de viajes pueden ver una oportunidad real en estos resultados», dijo Greeley Koch, vicepresidenta de marketing de HRS «Los grupos de Compras y Risk Management tienen un conocimiento ya maduro de la importancia de los viajes, y están comprometidos para ayudar a los programas de viajes a mejorar. Y cuando usted consigue que los viajeros se consideren a bordo, pueden ayudar a acelerar el logro de los objetivos más altos. Cabe destacar que los recursos humanos y el apoyo de la dirección, aunque siempre es importante que se hayan alineado, no se encuentran entre los cuatro primeros».
«Estos hallazgos apuntan a una oportunidad para los compradores y gestores de viajes como líderes en sus organizaciones», dijo Leigh Bochicchio, director ejecutivo de ACTE. «Los compradores y gestores de viajes conocen los beneficios de la simplificación y tienen argumentos convincentes a su favor: poder canalizar su experiencia les ayudará a asegurar la aceptación de liderazgo para priorizar la simplificación y demostrar el gran valor que aportan a sus negocios».
Acerca de la simplificación de los viajes administrados 2020
ACTE encuestó sus socios a nivel mundial entre julio y agosto de 2019. Un total de 228 compradores de viajes corporativos en todo el mundo respondieron a la encuesta cuantitativa.
