- Tecnología, herramientas de gestión y digitalización en los viajes de empresa y en la movilidad
- Evolución de la figura del travel manager y cómo vender la función internamente
- Negociación, tipos y gestión de tarifas en el sector hotelero
- Tecnología, herramientas de gestión y digitalización en los viajes de empresa y en la movilidad.
Existe una inquietud por la situación en la que se encuentra el mercado de la OBT y sobretodo de qué manera gestionarlo. Se plantea la situación de contratar directamente los servicios con la herramienta comprando licencias o hacerlo a través de la agencia de viajes, aun teniendo que tener en cuenta el desarrollo que la decisión puede implicar. Es importante valorar la necesidad de migración de datos especialmente con la nueva incorporación de CYTRIC en el mercado desde hace unos años. Hasta ahora no se había planteado la posibilidad de otras herramientas fuera del principal proveedor del mercado español que es Amadeus.
Tenemos que realizar una búsqueda activa de soluciones con especialistas en el sector y con un espíritu de implementación global.
Un detalle que se comentó en el grupo de trabajo y que se incluye en este documento es la necesidad de “forzar la auto-reserva”, es decir parametrizar la herramienta para que aparezcan ofertas suficientes, aunque en caso de no cumplir la política de viajes haya que autorizar a través del procedimiento establecido correspondiente.
Existe en este sentido la necesidad de que también haya una única herramienta que unifique los buscadores aéreos entre todos los GDS: “multi-gds, multi-iata, online-offline”. En resumen, uno de los retos más importante que completarían el servicio de acuerdo con las necesidades del viajero es la posibilidad, en un futuro cercano, de integrar todas las herramientas y apps en una única plataforma, con el objetivo de un mejor servicio, una mayor unificación de la política de viajes y poder controlar el gasto total del desplazamiento, además de no tener que implementar un desarrollo nuevo para cada una de las soluciones y aplicaciones, con el coste correspondiente que esto implica: reserva, checkin, traslado, rentacar, taxi, vuelo, tren, tasas, asiento, restauración, parking, nota de gasto.. todo los productos que están implicados en un viaje 360.
En muchos casos la implicación de la empresa ( finanzas, comunicación, rrhh, dirección, ventas, compras ) y su departamento de IT en especial lleva a desarrollar una herramienta propia adaptada a las necesidades concretadas del viajero.
El conocimiento del travel manager en este sector es básico, la actualización de la información fundamental y la implicación de los departamentos necesarios y fundamentales para que la implantación de la tecnología se realice de manera eficiente, en tiempo y forma. Siempre el cambio cuesta y produce “vértigo” pero tenemos que abordarlo.
En resumen: En todo caso para la toma de decisión se plantea un análisis previo de la situación actual, perfiles de viajeros, necesidades, posibilidades de consolidación y posibles herramientas. Es importante destacar el plan de implantación necesario en cualquier caso y tener clara las limitaciones para la gestión de expectativas. Pero una buena reflexión es pensar ¿ a qué le deberíamos dar más importancia a una tecnología mejor o un mejor control del coste ? El futuro nos traerán nuevas herramientas en el móvil que va a cambiar la función de la gestión del viaje.
- Evolución de la figura del travel manager y cómo vender la función internamente.
La figura del travel manager aporta soporte al usuario, orientación al servicio en su gestión, cumplimiento de la política de viajes, negociación con proveedores, control en el gasto, aporte de soluciones tecnológicas fáciles y que liberen gestiones administrativas, flexibilidad… se resumen en dos funciones principales: negociación y gestión.
Esta función importante dentro de la empresa sería más tenida en cuenta profesionalizando el trabajo de manera que el cliente interno no cuestione las decisiones. En el futuro la evolución del travel manager debe tener acceso a ir de la mano de otros departamentos y especialmente el de compras. En muchos casos la función está diluida dentro de servicios generales y hay que evitarlo, dándole la importancia requerida, aunque nos deberíamos hacer una pregunta, ¿ a partir de qué volumen es necesario considerar un travel manager ? cuando el perfil del travel manager y el gasto generado permita dedicarse única y exclusivamente a la función.
Este punto lo podríamos conseguir profesionalizando la labor, integrándose el travel manager en asociaciones especializadas. El perfil del travel manager es muy heterogéneo. No hay un perfil concreto, desde secretarias a diplomados en turismo, economistas…
En resumen: la figura del travel manager pasa por escuchar a los usuarios, por identificar las necesidades y oportunidades, mostrando el valor añadido para el viajero, a la empresa y a los empleados. Es importante mostrar los ahorros que la gestión genera y el control del gasto relacionado.
- Negociación, tipos y gestión de tarifas en el sector hotelero.
Durante el encuentro se considerando varias claves a la hora de gestionar esta parte del trabajo realizado por el travel manager:
- Concentrar el gasto en las mismas cadenas para conseguir poder de negociación
- El volumen es determinante.
- Es necesario el asesoramiento y apoyo por parte de la agencia de viajes
- Lo óptimo sería conseguir tarifa plana o negó por cadena hotelera
- Hay que valorar la proximidad del establecimiento a la ubicación necesaria
- Ayuda la anticipación ante la celebración de posibles eventos
- Es importante optimizar servicios como salas, coffees, audiovisuales.
- Es claves empatizar al máximo con el gestor asignado por parte de la cadena hotelera y trabajar en una doble relación cliente – proveedor.
- Hay que trabajar en rfps exigentes.
- El control y revisión del cumplimiento de las condiciones pactadas es determinante.
