Las fugas, son aquellas reservas de empresa que no se efectúan por los canales corporativos de la gestión de viajes, y que pueden estar presentes en más o menos grado muchas organizaciones medianas y grandes y tiene la dificultad añadida de que el travel manager y TMC desconoce por su propia naturaleza.
¿Por qué se producen?
Los motivos puedes ser variados, entre algunos se pueden destacar; desconocimiento, costumbre del usuario, porque lo que ofrece los canales corporativos, (la política de viajes, el programa de hoteles, etc.) no satisface al viajero o bien para evitar los posibles procesos de autorización que el empleado busca omitir, sin olvidar por posible picardía del viajero más o menos consciente o bien por invitaciones a los cuales los organizadores de un evento o similar corren con los viajes de los empleados y que pueden no cumplir los niveles de seguridad de la corporación.
¿Qué produce?
Esta práctica en especial puede conllevar el gran riesgo de tener un viajero que no esté asegurado, o bien que lleve un seguro con unas coberturas muy por debajo de las de la empresa, pero hay otras consecuencias importantes:
- Perdidas de capacidad de negociación al no tener en numerosas ocasiones los datos consolidados con los proveedores.
- Aumento de precios medios, ya posiblemente que no se aplican tarifas negociadas.
- Posibles perdidas económicas, al no presentar los impuestos (IVA) y la empresa no pueda deducirse.
- Riesgos de seguridad para el viajero al poder utilizar proveedores que la empresa no lo tenga autorizado, aerolíneas prohibidas, establecimientos de baja categoría y establecimiento de consumo colaborativo (por ejemplo, un alquiler de un apartamento a un particular) que no tengan las medidas de seguridad adecuadas (llaves de entrada que no se cambian, wifis que no cumplen los requisitos mínimos, riesgo reputacional, etc.)
- Incumplimientos de política de viaje, sin pasar los work-Flow de autorización.
- Pasajeros que no van asegurados con las pólizas corporativas y que pueden suponer un gran riesgo en caso de siniestro.
- Pasajeros que no es posible saber su ubicación y que no podemos gestionar los riesgos.
- Pasajeros que pueden poner en riesgo la seguridad del resto de la corporación, por que puedan contraer enfermedades en su viaje, o bien que pueda sufrir un incidente en la que se vulnere la seguridad de la información.
¿Cómo gestionarlo?
El travel mánager debe de perseguirlo a toda costa y gestionarlo, conocer el porque se producen y quizá revisar la política de viajes en caso necesario y debe de ser perseguido en las siguientes etapas.
Antes del viaje.
- Informando; Asegúrate de que está incluido en la política de viajes, incluyendo el aviso de posibles consecuencias laborales de su incumplimiento.
- Formando y concienciando. En formaciones a organizadores, en comunicaciones y explicando el impacto que puede tener.
Durante el proceso de reservas.
- Evitando que se produzca, poniendo controles y avisos. Por ejemplo, programando unos avisos cuando un empleado que pase noche en destino avisar de forma proactiva al empleado avisándole de la necesidad y obligatoriedad de utilizar los canales corporativos.
Después del viaje.
- Auditando posibles incumplimientos. Una manera de poder detectar esta práctica es el estar muy coordinados con la función de liquidación de viajes, que debe de avisar de inmediato en caso de que el empleado liquide un gasto que pueda estar incumpliendo (por ejemplo, si les llega un coste de un billete aéreo que el empleado quiere liquidarlo).
- Comentarios de proveedores (hoteles) que puedan darnos datos de consumo que realmente no coincidan con los nuestros y que puedan esconder fugas.
Fuente: tripcaresolutions.es
