Cuatro consejos para planificar los viajes de negocios durante la temporada de verano

La temporada alta de verano no solo tensiona los viajes vacacionales por motivos de ocio. Para las empresas, también supone un reto añadido a la hora de organizar desplazamientos corporativos en un momento de mayor presión sobre los costes, necesidad de optimizar recursos y una demanda de movilidad al alza. En este escenario, planificar con antelación deja de ser una recomendación para convertirse en una palanca clave de eficiencia, control financiero y bienestar del viajero.

«La clave está en que la gestión del viaje no añada complejidad al negocio, sino que ayude a reducirla. Con una planificación más integrada, flexible y apoyada en tecnología, las empresas pueden afrontar los desplazamientos de verano con mayor control y ofrecer al viajero una experiencia más sencilla, eficiente y segura«, explica Luca Carlucci, CEO y cofundador de BizAway.

Por ello, BizAway, scale-up especializada en la gestión de viajes corporativos, analiza las principales claves para preparar los viajes de negocios durante los meses de verano:

1. Planificar con antelación para contener el impacto de las tarifas. La optimización del presupuesto empieza mucho antes de que el viajero llegue al aeropuerto. Reservar vuelos y alojamientos con un margen suficiente permite acceder a mejores opciones, reducir la incertidumbre y evitar itinerarios de última hora que pueden impactar tanto en el coste como en la eficiencia del desplazamiento. Según los estándares actuales de la industria recogidos por BizAway, la reserva con al menos 15 días de antelación puede suponer un ahorro de hasta el 20% en las tarifas finales.
2. Apostar por políticas flexibles ante cambios de última hora. Durante los meses de verano, los viajes de negocios pueden coincidir con agendas más ajustadas, periodos vacacionales y jornadas intensivas, lo que puede reducir la disponibilidad de los equipos y aumentar las posibilidades de que una reunión se reprograme o cambie de formato. Por eso, la flexibilidad no depende solo de la capacidad de reacción de la empresa, sino también de contar con herramientas que permitan modificar el viaje cuando la agenda cambia. En este sentido, BizzyFlex, de BizAway, permite cancelar reservas hasta 3 horas antes de la salida, facilitando la gestión de cambios de última hora y ayudando a que las compañías puedan adaptarse sin asumir toda la pérdida económica del desplazamiento.
3. Reforzar el soporte al viajero durante todo el desplazamiento. La planificación no acaba con la reserva. En los meses de mayor movilidad, el aumento de viajeros en trenes y aviones puede hacer que cualquier incidencia en el transporte tenga un efecto directo sobre el resto del viaje, desde una llegada más tarde al hotel hasta la necesidad de modificar una reserva, ajustar el horario de una reunión o reorganizar un traslado. Por eso, BizAway combina tecnología y acompañamiento humano para ofrecer apoyo cuando el viajero necesita una solución ágil y personalizada, reduciendo la carga de gestión para la empresa.
4. Centralizar reservas y aprobaciones para ganar visibilidad. Durante los periodos de mayor actividad, contar con una visión centralizada de las reservas, aprobaciones y gastos resulta clave para evitar duplicidades, desviaciones presupuestarias o procesos dispersos entre departamentos. Las plataformas de reservas centralizadas permiten automatizar flujos de aprobación y reducir sorpresas presupuestarias.

«La optimización del gasto no puede abordarse desde el recorte sistemático, especialmente en momentos de alta movilidad como los meses de verano«, explica Luca Carlucci, CEO y cofundador de BizAway. «Se trata de entender mejor cómo y por qué se viaja para tomar decisiones de gestión inteligentes que no penalicen el bienestar del equipo«.