Cuando el gasto se incrementa en un tercio pero el reto es reducir los costes en un cuarto, se hace necesaria una campaña que principalmente, llegue a todos. La política de viajes, el compromiso de la Dirección y los acuerdos globales, son claves cuando el objetivo es la reducción de viajes y la optimización de costes. Pero al final es el viajero, el que toma las decisiones importantes.
El viajero es el que decide si su presencia en la reunión es imprescindible o por el contrario puede asistir virtualmente, es el que programa la reunión con antelación o lo deja para el último momento, es el que elige la tarifa restrictiva o una flexible por un por si… que casi nunca hace falta y así un largo etc.…
Podemos estar horas y días sentados con los directores financieros, enseñando y explicando datos, dinámicas, informes de Tableau y los fabulosos análisis que el maravilloso mundo del big data empodera la función del Travel Manager pero sin que los viajeros entiendan que son los protagonistas de la historia no habremos conseguido mucho.
Cómo nos ponemos manos a la obra? El target lo tenemos claro: Nuestros VIAJEROS, lo siguiente es trabajar el qué se quiere comunicar y el cómo lo vamos hacer.
Para el Qué: Recordar a nuestros viajeros que lo más importante, se cuece antes de comenzar la organización del viaje. Animarles a practicar el piensa dos veces antes de entrar en la herramienta de autoreserva o contactar con la Agencia de viajes, funciona! Hacerse preguntas del tipo: consigo el objetivo de la reunión con herramientas de comunicación virtual? Y comprometerse con el reto y no caer en la rutina: “Es un viaje corto” “Va todo el equipo” “Me han invitado”…
Cuando el viaje es inevitable, recordar los mensajes claves: Antelación, antelación (como si se tratará de un mantra). Utilizar las plataformas corporativas para la reserva (con nuestros acuerdos y nuestra política de viajes). Limitar al máximo la contratación de tarifas flexibles. Reservar el viaje completo (no solo el aéreo). Dar a conocer otras opciones de movilidad más económicas: como cuando el trayecto en tren supone ventajas, el taxi compartido y las apps para que te aparquen tu coche en el aeropuerto o te localicen en el centro de la ciudad el parking que tiene disponibilidad, a precios con descuento.
El Cómo es la parte divertida. Es donde podemos aprovechar todos los canales disponibles. Los digitales y sociales (las noticias de la intranet, las publicaciones de posts en los grupos de la empresa, las newsletter) y si el tiempo y el espacio lo permite, un encuentro abierto con nuestros viajeros acompañado de un chocolate y zumo, funciona!. Aquí es donde podemos aterrizar la gamificación. Enganchar a nuestros viajeros con una app cuestionario en el que compitan, es económico, muy fácil de montar y una manera muy buena de afianzar el mensaje que queramos hacer llegar.
Con el cómo también me refiero a formular el mensaje para que Impacte. Utilizar los sabías qué y dar datos de lo que se ahorraría con pequeños cambios. No solo lo que se ahorra en costes, también en tiempo y en emisiones.
¿Sabías qué invertimos de media en un viaje 12,7horas? (es como perderse 8 partidos de fútbol). Para los que no somos ni de Ronaldo ni de Messi, añadiría: partidos en los que jugaba tu hijo.
¿Sabías la huella de carbono que dejamos de media cuando viajamos? Harían falta 1,2 hectáreas de bosque, durante un año, para compensar estas emisiones.
Crear un claim para la campaña para abrir y cerrar todas las comunicaciones, un vídeo y un #; también ayudan.
No quiero dejar de mencionar que para que la campaña sea un éxito, la voz del Travel Manager es una más, necesitamos el apoyo y refuerzo de Dirección, Financieros de las Divisiones y Directores de proyectos.
Una vez finalizada la Campaña toca medir, reforzar con recordatorios y volver a medir. Si conseguimos haber removido conciencia y que el lunes por la mañana, el viajero se plantee realizar la próxima reunión con sus colaboradores de Barcelona en la sala de reuniones virtuales y planificar su próximo viaje a Casa Matriz con un mes de antelación: reservando en la herramienta de auto reserva corporativa y seleccionando la tarifa más económica y restrictiva, nuestra Campaña habrá merecido la pena.
Beatriz Sánchez Torres
Supply Chain Management
SIEMENS
