En Business Travel se habla mucho de la gestión integral (E2E) de los viajes de negocio, gestión de los desplazamientos profesionales desde que el viajero sale de su casa hasta que regresa de nuevo a su domicilio, pero no todas las empresas gestionan sus viajes de negocio aplicando sistemáticamente el principio end-to-end. Los Travel Managers somos conscientes de esta realidad y colaboramos para que las políticas de viajes de nuestras empresas adopten una perspectiva end-to-end.
La adopción de herramientas tecnológicas integradoras de todos los componentes del viaje corporativo (Travel & Expense) se hace más necesaria que nunca, no sólo para conseguir mayor eficiencia en la gestión y en el control de gastos en los viajes de empresa o la generación de ahorros en la cuenta de viajes, sino también para facilitar la optimización de procesos y aumentar la satisfacción de nuestros viajeros.
Así mismo, los Travel Managers conocemos la utilidad que tienen los datos que se generan antes, durante y después de los viajes de empresa y lo importante que es disponer de información de calidad y conocimiento útil sobre perfiles, necesidades, preferencias, gustos, expectativas y momento en el que se encuentran nuestros viajeros, pero no todas las empresas usan nuevas tecnologías para automatizar la transformación del dato en conocimiento útil, Business Intelligence.
En este punto me gustaría destacar que considero necesaria la independencia tecnológica frente a proveedores, intermediarios o finales.
Los sistemas de información tradicionales, como la mayoría de los programas de gestión, las aplicaciones a medida, e incluso los ERP más sofisticados, suelen presentar una estructura muy inflexible para poder tomar decisiones de forma rápida y precisa.
“Puedes preguntar a los clientes qué quieren, y después intentar dárselo. Pero, en el momento en que puedas proporcionárselo, ellos querrán algo completamente nuevo”
Steve Jobs COFUNDADOR DE APPLE
En el mercado actual, las empresas necesitan sacar ventaja de la información que tienen. Cualquiera que pretenda lograr la excelencia y quiera alcanzar los niveles adecuados de competencia, necesita convertir los datos en conocimiento, analizando y utilizando la información para apoyar la toma de decisiones y la definición de estrategias de negocio, que le permitan diferenciarse de la competencia y, en suma, alcanzar el éxito.
Los datos se pueden transformar en información añadiéndoles valor:
- Contextualizando: se sabe en qué contexto y para qué propósito se generaron.
- Categorizando: se conocen las unidades de medida que ayudan a interpretarlos.
- Calculando: los datos pueden haber sido procesados matemática o estadísticamente.
- Corrigiendo: se han eliminado errores e inconsistencias de los datos.
- Condensando: los datos se han podido resumir de forma más concisa (agregación).
Para que la información se convierta en conocimiento es necesario realizar acciones como:
- Comparación con otros elementos.
- Predicción de consecuencias.
- Búsqueda de conexiones.
- Conversación con otros portadores de conocimiento.
El conocimiento como mezcla de experiencia, valores, información y know-how sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción. Se origina y aplica en la mente de los conocedores. En las organizaciones con frecuencia no sólo se encuentra dentro de documentos o almacenes de datos, sino que también está en rutinas organizativas, procesos, prácticas, y normas.
¿Qué es Business Intelligence?
Podemos definir Business Intelligence como el conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e información desestructurada (interna y externa a la compañía) en información estructurada, para su explotación directa (reporting, análisis OLTP / OLAP, alertas…) o para su análisis y conversión en conocimiento, dando así soporte a la toma de decisiones sobre el negocio.
Una solución BI completa permite:
- Observar ¿qué está ocurriendo?
- Comprender ¿por qué ocurre?
- Predecir ¿qué ocurriría?
- Colaborar ¿qué debería hacer el equipo?
- Decidir ¿qué camino se debe seguir?
Según un artículo de Gartner Research, la falta de conocimiento es la mayor amenaza para las empresas modernas. Para ello, apuntan, “el objetivo del Business Intelligence es eliminar las conjeturas y la ignorancia en los ambientes empresariales, aprovechando los vastos volúmenes de datos cuantitativos que las empresas recolectan todos los días en sus diversas aplicaciones corporativas”.
BI como solución tecnológica
- Centralizar, depurar y afianzar los datos. Las tecnologías de BI permiten reunir, normalizar y centralizar toda la información de la empresa, mediante un almacén de datos, permitiendo así su explotación sin esfuerzo. De esta forma, los departamentos comercial, operativo y financiero basan las decisiones estratégicas en la misma información.
- Descubrir información no evidente para las aplicaciones actuales. En el día a día de las aplicaciones de gestión se pueden esconder pautas de comportamiento, tendencias, evoluciones del mercado, cambios en el consumo o en la producción, que resulta prácticamente imposible reconocer sin el software adecuado. Es lo que se puede calificar como extraer información de los datos, y conocimiento de la información.
- Optimizar el rendimiento de los sistemas. Las plataformas de BI se diseñan para perfeccionar al máximo las consultas de alto nivel, realizando las transformaciones oportunas a cada sistema (OLTP – OLAP), y liberando los servidores operacionales.
BI como ventaja competitiva
- Seguimiento real del plan estratégico. Si tu empresa dispone de plan estratégico, el BI le permite, mediante un cuadro de mando, crear, manejar y monitorizar las métricas y los objetivos estratégicos propuestos en ese plan, para poder detectar a tiempo las desviaciones, adoptando las acciones oportunas para corregirlas.
- Aprender de errores pasados. Al historiar los datos relevantes, una aplicación de BI permite que una empresa aprenda de su historia y de sus mejores prácticas, y que pueda evitar tropezarse de nuevo con los mismos errores del pasado.
- Mejorar la competitividad. Este mecanismo permite a las empresas maximizar su rentabilidad. La acuciante tendencia a explotar la información marca cada vez más la diferencia en los sectores.
- Obtener el verdadero valor de las aplicaciones de gestión. Durante los últimos años, las empresas se han embarcado en la construcción de estas aplicaciones clave para sus negocios. Sin embargo, no siempre han sabido aprovechar todo el potencial que les pueden proporcionar: cuentas de resultados, cash-flow, etc… Con el BI, todos los empleados, desde el director general hasta el último analista, tienen acceso a información adecuada, integrada y actualizada.
Los datos, la información de calidad y el conocimiento útil marcarán una nueva era en el rol, más estratégico que nunca, de los Travel Managers.
Fuentes: Sinnexus y Deloitte
Por Mar Rodríguez Travel Manager FEB
