Las soluciones de pago para viajes de negocios son las siguientes:
- TRAVEL ACCOUNT (CUENTA DE VIAJE). Es la solución más utilizada por las empresas porque centraliza todos los pagos de viajes de negocios que se generen en la agencia de viajes. Es un número de tarjeta de crédito virtual, sin emisión de plástico, que la empresa facilita a su agencia de viajes para el pago de sus viajes corporativos. Todos los gastos que se generen en la agencia de viajes se pagan con la Travel Account. La Travel Account confiere a la empresa multitud de ventajas, entre otras, contar con una amplia y completa cobertura de seguros de accidentes y asistencia en viaje para los viajeros, siendo la cobertura de la Travel Account mayor que la cobertura de una Company o Corporate Card.
- Además, está la BUSINESS TRAVEL ACCOUNT (BTA) que puede generar un extracto conciliado idéntico a la factura de la agencia de viajes y completamente personalizable por el cliente.
- COMPANY CARD (TARJETA DE EMPRESA). Es una tarjeta física a nombre del empleado, pero vinculada a la cuenta bancaria de la empresa. Esta solución la utilizan las empresas para el pago de gastos de representación de la Alta Dirección en sus viajes corporativos. Cuenta con seguro de accidentes vinculado al pago con tarjeta, tanto en desplazamiento como en destino, y asistencia en viaje, también vinculado al pago con la tarjeta.
- CORPORATE CARD (TARJETA CORPORTIVA). Es una tarjeta física a nombre del empleado, pero vinculada a la cuenta bancaria del empleado. Ofrece tiempo suficiente para que el viajero, a su regreso, efectúe la liquidación de gastos de viaje, con el fin de que su empresa compense los futuros cargos derivados del viaje en la cuenta bancaria particular del viajero. Cuenta con seguro de accidentes vinculado al pago con tarjeta, tanto en desplazamiento como en destino, y asistencia en viaje, también vinculado al pago con la tarjeta.
Para pagos digitales (no presenciales) está la solución UNIQUE TRANSACTION NUMBER también llamado VIRTUAL CARD NUMER (VCN) o VIRTUAL ACCOUNT NUMBER (VAN).
¿Qué es un número de tarjeta virtual?
Un tipo de alias temporal ligado a un número de tarjeta de crédito principal. Desde el punto de vista del procesamiento, se trata exactamente como un número de tarjeta de crédito, con un par de características distintivas importantes: un número limitado de transacciones (generalmente solo una) y, quizás más importante, una fecha de vencimiento. Cuenta con la cobertura de seguro de accidentes y asistencia en viaje de la tarjeta de crédito principal.
En el caso que nos ocupa, el de los viajes corporativos, el número podría generarse aleatoriamente en el momento de la compra a través de portal o de forma automatizada en el sistema de la agencia de viajes y funcionar solo para esa transacción específica. Algunos emisores, por otro lado, permiten que el titular de la tarjeta establezca un tope de gasto o un límite de tiempo en el número.
La premisa básica, sin embargo, es la misma: una capa adicional de seguridad cuando se compra en línea o por teléfono, en comparación con el uso del mismo número de tarjeta de crédito para todas las compras. Hasta la fecha, el sistema no ha logrado la aceptación masiva, pero puede llegar a ser la forma más segura de realizar negocios en línea.
¿Cómo funcionan los números de tarjeta virtuales?
En el momento de la compra, el programa requiere algún tipo de autenticación de cliente, generalmente un nombre de usuario y contraseña. Luego, el banco emisor crea un número de tarjeta de crédito «proxy» que funciona exactamente como un número de tarjeta de crédito real al completar transacciones con tarjeta no presente (CNP). En teoría, no hay forma de rastrear este número generado aleatoriamente con la información legítima del titular de la tarjeta. Incluso si un estafador logra robar el número falso, el VCN generalmente solo es válido para una sola transacción.
A todos nos preocupa la seguridad de los datos. El uso de un VCN mitiga el riesgo de robo de datos sin afectar significativamente a la experiencia del usuario.
Si consideramos la compra en línea que un cliente pueda hacer a un proveedor nuevo o pequeño, existe el riesgo de que al facilitar el número de tarjeta, la dirección de facturación, la fecha de vencimiento y el código de seguridad, el proveedor utilice la información de manera fraudulenta. Al comprar en línea a un proveedor grande se reducen drásticamente las probabilidades de que el proveedor haga un uso fraudulento de la información, pero en ese momento la información del titular de la tarjeta a menudo se almacena en la nube o en una base de datos masiva: objetivos principales para los piratas informáticos. En ambos casos, los datos personales del cliente son vulnerables. Usar un número de cuenta virtual significa que solo el titular de la tarjeta y el banco tienen el número real. Es una buena manera de proteger los datos personales, pero no es perfecto.
Si bien el uso de números de tarjetas virtuales es efectivo, existen ciertas situaciones en las que pueden ser engorrosos o ineficaces. El programa solo funciona en línea. Los clientes que hacen muchas compras en línea son los que más se benefician del uso de VAN, pero es importante recordar que el programa no afecta a las transacciones de «tarjeta presente». No se genera ningún número de proxy para comprar en un punto de venta (p.e. taxi, restaurante …) lo que significa que cada vez que se pasa una tarjeta física, la información está allí y puede ser robada.
Las devoluciones pueden ser una molestia. Para compras en línea, los reembolsos normalmente se realizan en la tarjeta que se utilizó para la transacción inicial. Con los VAN, ese número de tarjeta puede no existir ya. Lo cual no quiere decir que el cliente no pueda obtener un reembolso; solo que podría requerir más esfuerzo y más tiempo.
La verificación puede causar problemas. Hay algunos casos en que incluso las transacciones realizadas en línea o por teléfono aún requieren una tarjeta de crédito física. No existe una política universal sobre cómo un proveedor debe manejar esto.
No hay protección adicional. Mientras que usar un VAN reduce las posibilidades de que una tarjeta sea robada, no ofrece nada extra en cuanto a la protección de responsabilidad. Todas las tarjetas de crédito tienen límites integrados de responsabilidad; no importa cuántos cargos fraudulentos pueda haber cometido un ladrón con una tarjeta robada. Usar un VAN no disminuye la cobertura, pero tampoco la aumenta. Los VAN pueden ayudar a evitar que los números de tarjetas sean robados, pero si se roba el número, el titular de la tarjeta estará en la misma posición que si no hubiera usado el VAN.
Entre las ventajas del VCN están:
- Conciliación.
- Mitigación/eliminación del fraude.
- Enriquecimiento de datos, consolidando el reporting de varias agencias de viajes y los pagos directos.
- Si la gestión se realiza vía agencia de viajes la experiencia del usuario no se ve afectada.
En el caso de que la empresa no pague el alojamiento con tarjeta de crédito y sea la agencia de viajes la que genere un VCN para prepagar o hacer pago directo a los hoteles, ese VCN no cuenta con la cobertura de seguros de accidentes y asistencia en viaje de la tarjeta de crédito de la empresa.
Para PAGOS PRESENCIALES está la solución NFC (NEAR FIELD COMMUNICATIONS) presente, entre otros, en tarjetas contactless y en el pago por móvil. Es una solución útil para el pago de taxis y restaurantes.
Como conclusión, decir que los mercados y sus players marcan en gran medida las posibilidades de las soluciones de pago en viajes corporativos.
Gracias a las excelentes aportaciones, en la tercera jornada AEGVE del año, dedicada a RSC y MEDIOS DE PAGO, de Alejandro Lanzavecchia – Global Category Manager Indirect Spend en SARENS y Jessica Puettmann – Marketing and Communications Director en Dinero Club Spain, todos los socios de AEGVE tenemos una idea mucho más clara de las soluciones de pago para viajes de negocios que ya son presente y futuro.
Nos vemos en la próxima jornada #AEGVE2018, el próximo 22 de mayo.
Mar Rodríguez
