Desde la asociación hemos celebrado recientemente una reunión online del grupo de Travel managers centrada en un ámbito cada vez más relevante en la gestión de los viajes corporativos: la seguridad del viajero, la documentación necesaria para viajar, los riesgos del país y la gestión de vacunas y aspectos médicos.
La sesión puso de manifiesto que, aunque en muchas organizaciones existe un departamento específico de riesgos, en la práctica el departamento de viajes tiene un papel clave en la ejecución, coordinación y comunicación de todas las medidas relacionadas con la seguridad del viajero. El Travel Manager se sitúa en un punto de conexión transversal entre áreas como riesgos, recursos humanos, prevención de riesgos laborales, departamento médico, seguridad global y finanzas.
Uno de los consensos más claros fue la importancia de contar con una política de viajes clara y bien comunicada. Una buena documentación, información accesible sobre seguros, requisitos de entrada a los países, vacunas y contactos de emergencia resulta imprescindible para garantizar la protección del viajero. El viajero está cada vez mejor informado, pero necesita contar con fuentes fiables y con el respaldo de la empresa.
Durante el debate se destacó que la responsabilidad es compartida: el viajero tiene un papel activo, pero la empresa es responsable última y subsidiaria de su seguridad. La trazabilidad del viaje, el control de los desplazamientos y la identificación de los llamados “viajeros fugados” —aquellos que reservan fuera de los canales corporativos— son aspectos críticos, ya que sin visibilidad no es posible ofrecer protección.
También se abordaron realidades cada vez más habituales, como el bleisure en los viajes de negocio, la necesidad de realizar análisis previos
de riesgo con suficiente antelación y el uso de nuevas herramientas tecnológicas e inteligencia artificial para facilitar información actualizada y relevante al viajero. Se coincidió en que, en muchos casos, la seguridad solo cobra verdadera importancia cuando ocurre un incidente, lo que refuerza la necesidad de anticipación y concienciación.
En la reunión participaron representantes de Actiu, Infoservice, T-Systems, General Electric, Werfen, Danone, Tripcare, Amadeus, Técnicas Reunidas, Total, ULMA, Securitas Direct y Management, cuyas aportaciones reflejaron la diversidad de modelos organizativos, pero también la existencia de retos comunes en todas las compañías.
Como conclusión, el grupo acordó avanzar conjuntamente en una línea de trabajo práctica y colaborativa, con los siguientes objetivos:
– Elaborar un decálogo de buenas prácticas en materia de seguridad del viajero.
– Definir claramente en qué aspectos interviene el Travel Manager en relación con la seguridad.
– Establecer criterios comunes a tener en cuenta en materia de seguridad del viajero, documentación, riesgos del país y vacunas.
Por tanto, estos puntos no solo resumen lo tratado, sino que marcan el punto de partida para seguir construyendo conocimiento compartido dentro del grupo. La próxima reunión se enfocará en profundizar en estos objetivos y comenzar a darles forma práctica, reforzando así el papel del travel manager como figura clave en la protección del viajero corporativo.
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