Para que una empresa pueda expandir su negocio y ampliar su presencia más allá de su mercado local, es imprescindible que parte de sus empleados viajen.
Desde una perspectiva de Compras y Finanzas, es importante analizar cómo cubrir las necesidades de viaje, primando la calidad al mejor precio y el control de los gastos con las mejores condiciones de financiación.
El departamento de Recursos Humanos, sin embargo, debe priorizar la tranquilidad y el bienestar de los empleados. Esto es, garantizar los viajes con la mayor seguridad posible, protegiendo al viajero ante cualquier incidencia y asegurándose de que los familiares del viajero reciban un respaldo económico en caso de accidente.
El Travel Manager es el responsable de gestionar los intereses de estos tres departamentos y, por lo tanto, está también a cargo de analizar y proponer las alternativas que están a disposición de su compañía.
Las empresas tienen tres opciones para salvaguardar la protección y atención del viajero en caso de incidencia durante el viaje:
- Prescindir de cualquier seguro, asumiendo la propia empresa el coste en caso, por ejemplo, de hospitalización del viajero durante el viaje
- Contratar directamente coberturas de seguro de asistencia y accidentes para sus viajeros con una aseguradora
- Utilizar los seguros que ofrecen las tarjetas de crédito para este cometido.
Los seguros de accidentes suelen aplicar tanto en caso de accidente durante el trayecto, como en caso de accidente durante la estancia fuera del domicilio habitual del viajero. Las coberturas son elevadas, ya que cubren a un miembro de familia que con sus ingresos aporta a la economía familiar y cuya pérdida o invalidez puede significar un quebranto económico para la misma.
Las coberturas más utilizadas, y, por lo tanto, las más valoradas por los viajeros en el día a día, sin embargo, son las que dan asistencia ante cualquier imprevisto que pueda surgir durante el viaje. Esto puede incluir la asistencia ante una urgencia médica, la demora, el robo o pérdida de equipaje, la anulación del viaje, la demora del medio de transporte o la pérdida de conexión, la repatriación de heridos, enfermos o fallecidos, el adelanto de fondos y un largo etcétera.
Desde una perspectiva práctica y también de seguridad, es más sencillo para una empresa que un especialista en asistencia gestione las necesidades de sus viajeros, que tener que organizar ella misma, a modo de ejemplo, el traslado a la clínica más cercana y la asistencia médica correspondiente en algún lugar recóndito del planeta. Por no mencionar los pequeños y grandes imprevistos que pueden surgir durante el viaje, como pérdidas de maleta, retrasos del medio de transporte, robos, repatriaciones, etc. Por otra parte,una aseguradora también tiene suficientes recursos financieros para cubrir las elevadas sumas de los seguros de accidentes.
Por ello, siempre será recomendable contar con la experiencia, los conocimientos y la especialización de una aseguradora, ya sea contratando sus servicios directamente o contando con sus coberturas a través de una tarjeta de crédito.
Si bien es un hecho que la cobertura de los seguros a través de una tarjeta de crédito especializada en los pagos de viajes de empresa depende de que el viaje del empleado se haya pagado con ésta, lo cierto es que el ahorro que supone utilizar una tarjeta versus la prima que la compañía tendría que pagar a una aseguradora o los posibles gastos que tendría que sufragar la propia empresa, es considerable.
No obstante, cada empresa tiene que evaluar qué soluciones se ajustan mejor a sus necesidades y a las de sus empleados. Por ello, es fundamental que el Travel Manager se mantenga informados sobre nuevos avances y tendencias en el mercado y esté en todo momento al tanto de las necesidades de sus viajeros.
Jessica Püttmann
Directora de Marketing y Comunicación
Diners Club Spain
