“Artículo interesantísimo donde los top bancos e identidades de EEUU dan sus opiniones sobre las tarjetas virtuales y como éstas están desplazando a las tarjetas de créditos físicas, haciendo incluso pensar en la desaparición de las mismas.Para los Travel Managers será un reto nuevo a que enfrentarnos, buscando modelos de transversalidad en las empresas y convirtiéndonos en referentes en productos tecnológicos de cost savings y mejoras en nuestras empresas”
En un futuro que está tecnológicamente conectado, parece que las tarjetas de crédito corporativas pueden llegar a desaparecer.
Cuando volvemos la mirada hacia atrás, al comienzo de las tarjetas de crédito, vemos el largo camino recorrido. La tecnología, los sistemas y los procesos han madurado y se han diversificado, de modo que ahora los viajeros de negocios y las empresas que representan, tienen muchas más opciones de cómo, a quién e incluso cuándo y cuánto quiere/puede pagar.
Al igual que en las áreas de consumo, con innovaciones como billeteras móviles y pagos digitales de persona a persona, las tarjetas comerciales y los pagos también cambian para satisfacer las crecientes demandas de los clientes.
Uno de esos aspectos son las tarjetas virtuales, en las que se genera un número único para que los empleados realicen compras. Éstos pueden ser especialmente convenientes para aquellos que no tienen necesidades de compras frecuentes, por lo que los Travel Managers no tienen que solicitar la emisión de tarjetas de crédito para los empleados que no los usarán demasiado o que son contratados externos.
Según comenta Ralph Kaiser, CEO de UATP, «…es beneficioso para los empleados que no necesitan una tarjeta corporativa a tiempo completo, pero también se puede combinar con tarjetas corporativas tradicionales para crear un producto de viaje mejorado…», además dice «…las tarjetas virtuales ofrecen otra nivel más de seguridad, ya que el número solo es utilizable para un expediente de viaje. Las tarjetas virtuales no reemplazarán a las tarjetas de plástico en el corto plazo, pero cada vez serán más populares…»
Conexiones virtuales
Sin embargo, esto es solo el comienzo; Muchos Travel Managers son optimistas sobre cómo las tarjetas virtuales y los pagos virtuales pueden integrarse aún más en el proceso de gestión de viajes.
«En algún momento antes de lo que muchos piensan, los pagos virtuales serán la norma», dice Bradley Matthews, Gerente de mercadotecnia y productos de tarjetas bancarias del mercado medio de US Bank. «Tres tendencias convergen ahora para transformar el espacio de pagos: adopción móvil, conectividad e inteligencia artificial. La adopción global de pagos móviles ahora está ganando fuerza, con algunos observadores de la industria que predicen que los pagos móviles superarán al plástico en 2020. La conectividad avanza casi tan rápido. Tu teléfono, tu correo electrónico, tu calendario y tus otras herramientas de trabajo en línea están casi todas en la nube; el siguiente paso es la interconectividad de todos».
Según Matthews, ese «siguiente paso» podría ser algo como esto: un viajero de negocios hace una nota en una herramienta de CRM para organizar una reunión con un cliente; la herramienta CRM se conecta a un calendario, que luego se corresponde automáticamente con el calendario del cliente, que encuentra una fecha. Una aplicación «asistente virtual» luego reserva un billete de avión usando un número de cuenta virtual y reserva un hotel con un número virtual separado. Cuando el viajero de negocios llega a la ciudad, un coche VCT ya está registrado y pagado con otro número virtual y le espera con la dirección del restaurante donde tendrá lugar la reunión.
«Después de un almuerzo agradable, no hay torpeza ni batalla por la factura, ya que ya ha sido pagada por otro número de cuenta virtual», agrega Matthews. «Lo mejor de todo es que cuando regresas a la oficina, no es necesario crear un informe de gastos largo y tedioso-«. Como cada transacción fue pre-aprobada y tenían todos los detalles apropiados, el informe está completo sin ningún aporte adicional. Esto no es, en mi opinión, un escenario descabellado».
Esto es algo que ya se runrunea por este sector. Las tarjetas virtuales son «el tópico de pago caliente en este momento», según Diane Laschet, Directora de las Américas de Airplus International.
«Aún en fase de crecimiento, las tarjetas virtuales ofrecen la forma de pago más segura», dice Laschet. «Además, las tarjetas virtuales aumentan la satisfacción del viajero, simplifican la conciliación de gastos y mejoran la transparencia. Podría ser completamente posible que el plástico eventualmente desaparezca de las billeteras de los viajeros. Las tarjetas virtuales vinculadas a cuentas de facturas centrales virtuales podrían convertirse en la forma ideal de pagar por viajes de negocios sin necesidad de andar siempre “sobre” plástico».
Andy Nicholas, vicepresidente de ventas, cuentas globales y pagos comerciales globales en American Express, está de acuerdo. «Los pagos virtuales ciertamente están creciendo en popularidad», dice Nicholas. «Las empresas pueden beneficiarse del uso de cuentas virtuales para los gastos de viaje de los empleados y contratistas para administrar mejor sus viajes. Además, las tarjetas virtuales pueden ayudar a los Travel Managers, los departamentos de Cuentas a Pagar y las Tesorerías a simplificar y automatizar los arduos procesos de reconciliación, a menudo manuales, que pueden provenir de la coincidencia de órdenes de compra y datos de facturación, asociados con compras relacionadas con viajes y de empresa a empresa «.
Algunos emisores de tarjetas informan que sus clientes corporativos ya están viendo una mayor flexibilidad con el uso de tarjetas virtuales, ya que les permite expandir sus programas de pagos para capturar nuevos segmentos de gasto comercial.
«Esta expansión incluye el lado B2B a través de soluciones de pago de proveedores eficientes y de viajes de negocios a través de programas de viajes centralizados efectivos, que permiten a los clientes cubrir categorías de gasto clave como hoteles, aerolíneas y alquiler de automóviles para viajeros que de otra manera no tienen una tarjeta corporativa «, dice Jennifer Petty, directora de tarjetas globales y cuentas por pagar integrales, Global Transaction Services, Bank of America Merrill Lynch. «Definitivamente vemos un camino en el que las tarjetas virtuales reemplazan las tarjetas físicas como el método de pago principal en varios escenarios. Sin embargo, en este momento vemos una relación complementaria con la tarjeta física tradicional de Travel and Expense (T&E), lo que permite a los clientes una mayor flexibilidad para implementar una gama de soluciones de pago que mejor se adapten a su organización y sus patrones de viaje».
El escenario probable por el momento, añade Petty, es que los viajeros de negocios frecuentes seguirán necesitando una tarjeta física para garantizar que su experiencia de viaje sea fluida, además de ver tarjetas virtuales como medio para administrar viajes para viajeros poco frecuentes, reubicación de empleados programas y programas de viaje candidatos o no.
Un BIP en el Radar
Otra tendencia que altera la tarjeta de compras tradicional son los pagos iniciados por el comprador, comúnmente conocidos como BIP. Los pagos iniciados por el comprador, también conocidos como procesamiento directo, pueden crear eficiencias tanto para el comprador como para el proveedor en términos de cómo se procesa el pago. Esencialmente, un comprador envía un pago a través de los rieles de la tarjeta a un proveedor conocido, que a su vez recibe el pago directamente en su cuenta de depósito. El comprador controla cuándo se realiza el pago y por cuánto.
Según Petty, BIP proporciona algunos beneficios, pero aún no se ve un uso generalizado debido a algunos factores.
«Para el proveedor, el pago se recibe en su cuenta de depósito y, por lo general, también se recibe una remesa por correo electrónico notificándole el pago y el monto», explica. «Mientras que los compradores aprecian el control sobre el tiempo y el monto de pago y los proveedores pueden apreciar el enfoque de no intervención para tomar un pago con tarjeta, BIP aún plantea problemas para un proveedor porque aún tienen que igualar los depósitos en su cuenta de depósito con remesas de correo electrónico recibido.»
Además, Petty observa el potencial de un diferencial de costos para los proveedores que aceptan BIP. «Hay un giro interesante en el que, dependiendo de qué red se procese un pago, el costo del proveedor para aceptar una transacción BIP variará mucho. Si bien el BIP generalmente cuenta con un precio inferior al de la tarjeta tradicional no presente, no hemos visto una amplia adopción de este proceso de pago por parte de la comunidad de proveedores. Si los compradores comerciales habilitaran y educaran a los proveedores sobre el valor del BIP en el mercado, podríamos ver un impulso hacia adelante».
Pero los pagos iniciados por el comprador han ayudado a superar una gran objeción de los proveedores acerca de aceptar pagos con tarjeta virtual, es decir, el tiempo que lleva procesar manualmente el pago, dice Jennifer Swenson, productora de productos de pagos virtuales y gerente de mercadeo de US Bank.
Los pasos típicos que toma un proveedor para aceptar una tarjeta virtual implica recibir un correo electrónico de remesas, recuperar el número de tarjeta de un portal seguro y luego escribir el número en su punto de venta o sistema en línea para procesar el pago, señala Swenson. A medida que más y más compradores optan por pagar de esta manera, los proveedores gastan cada vez más tiempo y recursos en el procesamiento manual de estos pagos, afirma. Con BIP, los pagos se procesan automáticamente y se depositan en la cuenta del proveedor.
«El proveedor recibe un correo electrónico notificándole que el pago del viajero se realizó», agrega. «No se requiere ningún trabajo de su parte para procesar el pago. Veo que los pagos con tarjeta virtual, ya sean iniciados por el comprador o iniciados por el proveedor, son más efectivos que la tarjeta de compras tradicional. Ambos ofrecen más controles y la seguridad necesaria, así como importantes beneficios de reconciliación. Soluciones BIP ayudarán a la adopción global de proveedores de tarjetas virtuales crecen.”
Tener voz
Independientemente de qué maneras nuevas o innovadoras se hacen las compras de las empresas, la mayoría coinciden en que los Travel Managers deben tener voz para asistir a sus departamentos de finanzas y compras/adquisiciones en decidir qué emisores de tarjetas trabajan mejor para su negocio en el área de Viajes de Empresa.
«Los Travel Managers deben tener un papel en elegir sus soluciones de pago para que puedan abordar los riesgos y preocupaciones asociados con los pagos tradicionales en la industria de viajes, como fraude, mal uso de tarjetas o penetración limitada de tarjetas de crédito en ciertos lugares internacionales», advierte Kaiser de UATP. «También es importante estar incluido en esta conversación para asegurar que reciban la cantidad apropiada de datos para una reconciliación más fácil».
Y aunque una tendencia reciente ha visto que las finanzas y las compras tienen una mayor influencia en las decisiones de T&E y las relaciones con los proveedores, su rol puede tener un impacto positivo en el negocio. La inclusión de estas disciplinas puede maximizar el beneficio financiero para la organización y crear métricas de desempeño más definidas para ayudar a medir sus programas de viaje, dice Merrill Lynch de Petty of Bank of America.
«Dicho esto, los Travel Managers continuarán administrando sus programas día a día», sostiene. «Ven el impacto que tienen un programa y socio específico en sus viajeros de negocios. Además, necesitan construir y mantener una relación de trabajo positiva con su emisor a fin de administrar de manera eficiente el programa y resolver cualquier problema o desafío a medida que surgen. Esos componentes -la relación con el emisor, el impacto en los viajeros y la eficiencia del servicio- a menudo son más difíciles de cuantificar, pero son tan críticos para el éxito a largo plazo y deben ser un componente clave en el proceso de decisión».
De hecho, los gerentes de viajes son la «primera línea» con los empleados que son los que hacen las compras; por lo tanto, es un viaje que puede proporcionar finanzas y compras con los requisitos tangibles que el emisor de la tarjeta debe cumplir para alcanzar sus metas y objetivos, dice Swenson de US Bank.
«Los Travel Managers también hacen cumplir las políticas, por lo que deben asegurarse de que las herramientas que obtienen del emisor se ajusten a la forma en que quieren aplicar sus políticas», agrega. «Los gerentes de viajes que se mantienen informados de las tendencias de la industria también pueden ayudar al financiamiento y las adquisiciones al compartir el conocimiento y la educación de las nuevas innovaciones en el espacio de viajes para garantizar que se satisfagan las necesidades de sus viajeros. Por último, los gerentes de viajes juegan un papel crucial al proporcionar retroalimentación sobre la tecnología que se está considerando para administrar su programa».
Teniendo en cuenta el rápido ritmo de la innovación y el cambio, es quizás el último punto que se convertirá en el más importante para los Travel Managers.
Para los viajes, es una función cada vez más importante la que está siendo impulsada por una combinación del entorno tecnológico actual, junto con las expectativas del cliente, dice Petty. «El desafío no es solo que tengamos que entregar la funcionalidad mejorada necesaria, como las tarjetas virtuales, sino que deben estar completamente integradas en la experiencia general del cliente, entregando una eficiencia y un valor de extremo a extremo».
Artículo de Business Travel Executive, por Bryan Yurcan
