Innovar para una gestión de gastos más inteligente durante el COVID-19 y en el futuro
No hay duda de que el COVID-19 está teniendo un impacto en la experiencia de los viajes de negocios y en los equipos de gestión de viajes de las empresas. Las empresas están adaptando rápidamente sus políticas para atender a esta realidad cambiante, por ejemplo, cuando se trata de exigir aprobaciones previas adicionales para determinados destinos o de favorecer a los proveedores que hacen que sus empleados se sientan seguros y atendidos.
Pero no solo han cambiado los viajes. Este nuevo contexto ha provocado cambios en las políticas de gastos de las empresas en su conjunto. Por un lado, las empresas están limitando y restringiendo las categorías de gastos a lo que se considera «seguro». Pero, por otro lado, también están siendo más flexibles, añadiendo nuevas políticas y categorías de gastos, como los kits de seguridad y bienestar -como las mascarillas o las pruebas de COVID-19- o cubriendo el coste de accesorios como el asiento central vacío en un avión. Otro ejemplo es que se reclama más kilometraje como parte de los informes de gastos de los empleados.
La digitalización de los gastos ha llegado para quedarse
A medida que los empleados siguen trabajando desde casa, las organizaciones se han dado cuenta de que necesitan digitalizar sus procesos para garantizar el reembolso de los gastos sin papel. Solo de esta manera se puede reembolsar a los viajeros aunque trabajen a distancia, y se puede realizar una auditoría remota de sus recibos, lo que minimiza los trastornos para el personal de finanzas en caso de cualquier cambio futuro impuesto por el gobierno, como el trabajo desde casa o el cierre de fronteras.
A principios de este año, Amadeus encargó a Forrester Consulting un estudio sobre la transformación digital de los viajes y los gastos (T&E). El resultado de más de 550 encuestas confirmó la necesidad de que las empresas aceleren el cambio hacia la transformación digital, ya que un gran número de encuestados reconoció que sus empresas todavía dependen de herramientas anticuadas, lo que añade una carga manual a la carga de trabajo de los empleados, los directivos y los equipos de contabilidad. Los participantes en el estudio también coincidieron en que una solución integrada de T&E puede mejorar la experiencia del usuario (UX), aumentar la eficiencia y mejorar el uso de datos y análisis para una mejor planificación y control de costes.
En Amadeus, hemos apoyado a las empresas en su camino hacia la transformación digital con nuestra solución integrada de T&E, cytric Travel & Expense. cytric permite a las empresas integrar los elementos de los programas de viajes globales, incluyendo las políticas de viajes, los proveedores preferidos y las tarifas negociadas, todo en una sola plataforma. Esto ayuda a los viajeros corporativos a tener un mejor control de sus gastos en los viajes, a simplificar los reembolsos de gastos y a cumplir con las políticas de viajes y gastos. Por ejemplo, hemos visto que los técnicos que, a diferencia de muchos otros dadas las circunstancias actuales, siguen realizando viajes de negocios en Alemania, no necesitan reservar servicios de hotel para los viajes de un día en coche, pero sí utilizan cytric Expense para reclamar el reembolso del kilometraje. Y mediante la herramienta integrada «Mapa de kilometraje», este cálculo está automatizado, sin lugar a errores humanos ni a fraudes.
Viajes y gastos, mejor juntos
Como coinciden los más de 550 ejecutivos encuestados por Forrester, existen claras ventajas en el uso de una herramienta integrada para gestionar tanto los viajes como los gastos.
Tener una sola plataforma y una sola base de datos para ambos garantiza que los datos serán inherentemente precisos, sin errores y estandarizados. Al tener una sola herramienta, las reservas, los recibos capturados, las facturas electrónicas y los datos de pago están disponibles inmediatamente en el portal de gastos. Las asignaciones y dietas se deducen de los datos de la reserva del viajero. Incluso antes de que los viajeros regresen de su viaje, los gastos están listos para ser aprobados.
Las empresas también pueden establecer flujos de aprobación de viajes y gastos, reglas de validación, registros de auditoría, notificaciones y recordatorios para todos los participantes en el proceso de principio a fin. Una vez que se decide un cambio en las políticas de viajes o gastos, los gestores de viajes pueden implementar y desplegar la nueva estrategia y configuración de forma rápida y sencilla. Las empresas con múltiples sedes pueden cambiar fácilmente la política en un solo lugar, y se replicará para todos los empleados en todo el mundo.
Desde el punto de vista del usuario, la experiencia de los viajes y los gastos es la misma, tanto en su aplicación móvil como en la de escritorio. Y con cytric Expense en varios mercados europeos como Alemania, Francia, España, Benelux y Reino Unido, los viajeros pueden incluso deshacerse de los recibos en papel después de escanearlos gracias a la firma digital y al archivo seguro aprobado por las autoridades fiscales locales.
Innovación para una gestión de gastos más inteligente
Para Amadeus, nuestra solución cytric Expense desempeña un importante papel estratégico en la evolución de nuestra cartera. A pesar de los retos que ha presentado el COVID-19, seguimos invirtiendo en cytric Travel & Expense para garantizar que la solución siga adaptándose a las necesidades cambiantes de las empresas y sus viajeros y para seguir ampliando nuestra posición en en los mercados clave de EMEA y en otros países.
Un área importante de desarrollo de soluciones para nosotros es mantener uno de los puntos fuertes de cytric Expense: su flexibilidad. Nuestra solución es modular y se puede adaptar fácilmente no solo al panorama de sistemas informáticos existente en una empresa, sino también a las políticas y procesos organizativos y financieros, incluyendo RRHH, soluciones de pago o herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP).
Nuestros clientes pueden esperar nuevas innovaciones que llegarán en pocos meses, incluyendo formatos adicionales de tarjetas de crédito y pagos virtuales con tarjetas de crédito para atender la próxima generación de gastos sin contacto.
El camino a seguir
Creemos que la tecnología desempeñará un papel crucial como facilitadora y aceleradora de la recuperación. Con el marco normativo adecuado y el desarrollo y la adopción de nuevas tecnologías, las empresas en los principales mercados de EMEA pueden reducir los riesgos, garantizar el cumplimiento y eliminar las fricciones para sus viajeros, auditores y equipos de contabilidad.
Fuente: amadeus.com
