La sociedad ha cambiado su forma de vida y los viajeros su forma de viajar. Si bien es poco probable que el 2021 se parezca a cualquiera de los últimos años vividos, puede ser recordado como un año en el que la vida comenzó a volver a la normalidad lentamente, después de una de las peores pandemias de la edad moderna. El reto al que se enfrentan ahora las empresas y la figura del travel manager pasa por prepararse para un rearranque de la actividad y por la recuperación de la confianza de un viajero corporativo que volverá a viajar, pero de otra manera, con otros matices y con nuevas exigencias. Las empresas que sean capaces de readaptar su política y sus herramientas rápidamente para hacer frente a la situación actual serán las que ganen esta carrera de fondo.
Crear afinidad y buenas experiencias para los viajeros corporativos ayudará a devolverle la confianza que necesitan para sentirse seguros en sus desplazamientos. De la mano de la tecnología será posible aportar una experiencia de cliente personalizada y con un trato individualizado a la vez que se logran eficiencias internas. La pandemia ha obligado a las empresas a acelerar de forma extraordinaria sus procesos de digitalización. Reuniones virtuales, oficinas improvisadas en casa… se ha impulsado un teletrabajo que ha llegado para quedarse. El proceso físico de acudir a la oficina para reembolsar los gastos ha desaparecido y la necesidad de autoservicio en todos los procesos de gestión de viajes y gastos se impone.
Aquellas compañías que dispongan de herramientas digitales de reservas y gastos integradas tendrán que hacer un sobreesfuerzo menor a la hora de gestionar las nuevas casuísticas que han surgido.
El duty of care ha pasado a ocupar un papel relevante en el programa de los viajes de negocios: cuidar de la salud y de la seguridad de los trabajadores es primordial. Se impone un sistema de aprobaciones previas integrado con los flujos de reservas que debe ser ágil, antes de que los empleados viajen, para saber cuándo y porqué se van, a dónde se dirigen y cuándo se espera que vuelvan; y todo esto con total transparencia de costes.
Es esencial garantizar que los viajeros corporativos tengan acceso a toda la información relativa a su viaje de forma inmediata y con la última actualización disponible, involucrándoles en el programa de viajes corporativos en todo el proceso, antes, durante y después del viaje. En definitiva, las empresas se verán obligadas a revisar sus políticas para adaptarse a esta nueva realidad.
Esta crisis también ha puesto de manifiesto la importancia que tiene el compromiso de las empresas con la sostenibilidad y con la reducción de la huella de carbono. Los responsables de la toma de decisiones en viajes corporativos son conscientes de que es necesario un cambio para la consecución de unos viajes más ecológicos, lo que supondrá un esfuerzo para las compañías, al tiempo que el viajero corporativo también se vuelve más exigente. Hay todo un proceso de educación que tienen que hacer las compañías para, por un lado, delimitar su huella de carbono, y, por otro, desarrollar proyectos de compensación.
Los viajes de negocios pueden volver a ser un motor económico positivo de la economía mundial, pero habrá que estar preparado. Un nuevo modelo de business travel, que sin duda será más digital, ha venido para quedarse.
Por João Carvalho, Head SAP Concur Sur de Europa y África Francófona
