Segunda reunión online del grupo de trabajo: seguridad y documentación en viajes corporativos
El pasado 4 de diciembre celebramos la segunda reunión online del grupo de trabajo sobre seguridad y documentación en los viajes corporativos, con la participación de empresas como Actiu, Infoservice, T-Systems, General Electric, Werfen, Danone, Tripcare, Amadeus, Técnica Reunidas, Total, Ulma, Securitas Direct y Management.
Durante la sesión, los participantes compartieron experiencias y debatieron sobre la gestión integral del viaje corporativo, abordando múltiples aspectos clave:
1. Riesgos y documentación:
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Identificación de riesgos según el país de destino y control previo de la documentación requerida.
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La información completa sobre seguros y políticas de viajes es fundamental para garantizar la seguridad del viajero.
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El viajero debe tener acceso a toda la información relevante antes del viaje.
2. Seguridad del viajero y responsabilidades:
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La coordinación entre departamentos de riesgos, viajes, RRHH, financiero, médico y seguridad global es esencial.
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Aunque el viajero tiene responsabilidades individuales, la empresa es responsable subsidiaria y total de la seguridad.
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Se destacó la importancia de procedimientos de emergencia, números de contacto y un seguimiento claro de los viajeros.
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Todavía hay áreas donde las responsabilidades no están completamente centradas, y se está trabajando en la implantación de la ISO y protocolos de PRL.
3. Información y comunicación:
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La comunicación clara sobre políticas de viaje, seguros, procedimientos y contactos de emergencia es clave.
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La utilización de herramientas digitales e inteligencia artificial puede mejorar la información al viajero y el seguimiento de posibles incidencias.
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Es necesario anticipar riesgos y planificar con antelación, ya que muchos problemas solo se perciben después de ocurrir.
4. Gestión de incidencias y buenas prácticas:
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Identificación de “viajeros fugados” que reservan por su cuenta para poder ofrecerles protección.
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La colaboración entre departamentos permite un control más efectivo y seguimiento de los viajes.
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La planificación previa y el análisis anticipado de los viajes corporativos son fundamentales para evitar incidentes y garantizar la seguridad.
Objetivos para próximas reuniones:
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Elaborar un decálogo de buenas prácticas respecto a la política de seguridad en viajes corporativos.
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Definir claramente las responsabilidades del travel manager en materia de seguridad.
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Establecer criterios prácticos y estandarizados a tener en cuenta para proteger a los viajeros y mejorar la coordinación entre departamentos.
La reunión concluyó con la necesidad de reforzar la transversalidad entre departamentos y continuar trabajando en la mejora continua de la política de viajes corporativos, asegurando la protección y bienestar de todos los viajeros.
