La utilización de tarjetas de crédito profesional es una práctica cada vez más arraigada en las empresas por sus ventajas a la hora de simplificar la gestión diaria de los gastos de los empleados. Sin embargo, su uso no exime de la obligación de justificar los pagos y conservar los recibos. Para ayudar a las empresas en este lance, Expensya, desarrollador de software para la automatización de informes de gastos, permite generar tarjetas de pago virtuales mientras facilita la gestión de los costes profesionales con su solución inteligente.
El control de gastos en una empresa es vital para lograr el éxito empresarial, por lo que los empleadores buscan continuamente los mejores métodos para agilizar y mejorar este tipo de procesos. En este contexto, las tarjetas de pago corporativas (Business, Corporate, virtuales o de viajes) son sinónimo de libertad y facilidad de uso, al conectarse con los sistemas de información de la organización y permitir realizar un control más estricto de los gastos profesionales, que son los asumidos por un empleado cuando realiza su labor en un lugar distinto de su centro de trabajo habitual.
Dichos desembolsos, que no deben confundirse con los gastos empresariales -los relacionados con la actividad empresarial y que en ningún caso están vinculados al ejercicio de la profesión de un trabajador- suelen ser adelantados por los trabajadores, para más tarde ser reembolsados por la empresa previa presentación de un justificante de gastos.
“Tanto para los gastos de directivos como para los efectuados por los empleados a diario, las tarjetas de pago profesionales dan respuesta a las necesidades expresadas por un gran número de viajeros y responsables, y, por eso, no han tardado en conquistar a los usuarios. No obstante, no hay que olvidar que, todos los gastos incurridos en el curso de una actividad profesional deben estar justificados, para cumplir con la legislación vigente. En este sentido, una tarjeta de pago, acompañada de una aplicación intuitiva y eficiente para la gestión de notas de gastos como Expensya, aborda estos problemas y representa el método más idóneo para controlar los gastos de los empleados mientras se les ofrece mayor autonomía y facilidad de uso”, afirma Karim Jouini, CEO de Expensya
Controlando el gasto
Las tarjetas bancarias de empresa ofrecen los medios para automatizar todas las etapas de la gestión de notas de gastos y representan la mejor opción para mejorar y racionalizar los costes de cualquier empresa. Diseñadas para los profesionales que incurren en desembolsos como gastos de viaje, restauración, manutención, estancia o carburante, estas tarjetas les permiten disfrutar de una mayor autonomía, evitando, además, que tengan que adelantar los gastos de su bolsillo. Con ello, además, la empresa puede mejorar el seguimiento y el control de los gastos de sus empleados, recibiendo en tiempo real información sobre los mismos y optimizando el control de las operaciones efectuadas por los trabajadores.
No obstante, y de cara a facilitar tanto la justificación de los gastos como la conservación de los recibos para cumplir con la administración tributaria, que requiere la retención de facturas y justificantes de pago por un periodo de cinco años, el uso de tarjetas de crédito corporativas debe simultanearse con la utilización de una solución de gestión de notas de gastos que permita automatizar el tratamiento, el control, los flujos de validación y la integración en la contabilidad de los gastos profesionales.
Gracias al apoyo de sus socios en el sector de las soluciones de pago, Expensya ofrece una gestión de los viajes de negocios de nueva generación. Su solución permite la generación de tarjetas virtuales para pagar todos los gastos profesionales de la empresa y que, de esa forma, los trabajadores ya no tengan que adelantar el dinero ni esperar el reembolso. Estas tarjetas de pago facilitan que los empleados y directivos puedan sufragar de manera instantánea sus gastos cuando están fuera de su lugar de trabajo habitual. Se trata de un método que garantiza una automatización de la gestión de los gastos, desde el pago hasta la contabilidad, además de ofrecer un acceso en tiempo real a los gastos de los trabajadores para optimizar el proceso.
En definitiva, contar con una solución digitalizada resulta imprescindible para optimizar el proceso y garantizar un mejor seguimiento de todos los gastos profesionales de los trabajadores. En este contexto, una solución como Expensya permite:
- Simplificar el seguimiento de los gastos y su conciliación contable.
- Aportar seguridad a las transacciones de los trabajadores.
- Automatizar al máximo el proceso de gestión de las notas de gastos.
- Dedicar el mínimo de tiempo a la gestión de los gastos profesionales.
- Reducir costes.
