Expensya sigue avanzando para hacer que la gestión de gastos de las empresas sea mucho más simple e intuitiva. Ahora, gracias al nuevo candado de la solución, los usuarios pueden identificar rápidamente si los documentos que han subido al sistema tomando una fotografía desde la aplicación o mediante su escáner cuentan con la homologación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). El objetivo de esta innovación es ofrecer a todos los involucrados en el proceso de los pagos un apoyo visual para identificar rápidamente cuando los justificantes ingresados en la plataforma tengan validez legal.
El candado de Expensya podrá verse al lado de cada documento subido al sistema y aparecerá cerrado cuando éste cumpla con todas las condiciones de la Orden EHA/962/200 de la AEAT. En caso de que el justificante no respete los requisitos, el mismo se mostrará abierto para alertar a los usuarios de que no es posible deshacerse de la versión en papel.
De esta manera Expensya da un nuevo paso adelante para apoyar a las empresas y profesionales a digitalizar y certificar sus gastos, de manera de que estén conformes con las reglas fiscales nacionales en caso de control o auditoría.
En cuanto a los requisitos para documentos escaneados la Agencia Tributaria no exige una marca de escáner en particular, pero deben cumplirse una serie de condiciones:
- El documento obtenido debe disponer de, al menos, una resolución de 200 ppp.
- Debe utilizarse Driver Twain
- El escáner debe contar con reconocimiento OCR
- La imagen digitalizada debe respetar la geometría del documento papel digitalizado
- La imagen debe contener toda la información encontrada el documento papel.
Asimismo, el proceso de integración del documento (factura o tique) en la herramienta homologada no debe verse interrumpido para evitar manipulaciones de los justificantes y posibles acciones fraudulentas.
Beneficios de la digitalización certificada de gastos
Al obtener la confirmación al instante de si los gastos subidos a Expensya están homologados por la AEAT, las organizaciones pueden olvidarse de seguir almacenando sus documentos en formato físico. Esto permite ahorrar tiempo y costes innecesarios, además de estar en regla en caso de un control o auditoría.
“Cuando digitalizan sus gastos, las empresas siempre dudan de si están conformes o no con los requisitos exigidos por ley”, explica Maria Teresa Rendo Botana, Regional Sales Lead de Expensya. “El candado viene a apoyar a todos los actores involucrados en el proceso de pago (desde el trabajador hasta el departamento de finanzas) para mostrarles cuando efectivamente sus justificantes están certificados. Así, nos convertimos en la primera solución del mercado en ofrecer esta visibilidad respecto a la homologación de la AEAT”.
