Permítanme que modestamente me atreva a opinar sobre los cometidos y responsabilidades de un Travel Manager, disculpen mi osadía, pero se trata de una pregunta recurrente en los últimos tiempos y es algo en lo que existe disparidad de criterios, tanto como empresas casi.
Primero establezcamos a qué tipo de evento me estoy refiriendo, obviamente no a aquel que sólo conlleva gestión logística dado su carácter, por ejemplo una reunión formativa; tenemos claro que esto entra dentro del día a día de un Travel Manager; en esta ocasión me refiero a eventos que conlleven creatividad, que generen experiencias, aquí es donde quizá se establece la frontera.
SI, definitivamente si, un Travel Manager no sólo está capacitado para ello sino que además debe ser el catalizador de toda la gestión que implique movimiento de personas, no sólo por su conocimiento y experiencia sino como garante del cumplimiento de políticas, acuerdos y seguridad.
Ahora bien, la gestión de los eventos debe tener un componente más marketiniano (si se me permite la expresión) que la gestión del business travel, que indudablemente se apoya y basa más en acuerdos que valoran la tecnología, rappels, precio, coberturas, etc sobre otros valores.
Un evento va mucho más allá, hablamos de imagen de marca, originalidad, expectación, gamificación………., en definitiva, de sorprender y conseguir que los asistentes guarden un grato recuerdo del evento durante el mayor tiempo posible, ese es el ROI de un evento.
Por tanto, junto a un Travel Manager, a la hora de concebir un evento, debe estar siempre el departamento de marketing, comercial o incluso Dirección General, para poder ayudar a transmitir la idea, el por qué de su necesidad, que se espera del evento, en definitiva el por qué de su planteamiento.
Ya tenemos claro los interlocutores por una parte y ahora hay que pensar en el socio más adecuado para desarrollar dicho evento; quizá la primera pregunta sea ¿puede ser nuestro proveedor de BT?.
A mi modo de ver no es conveniente el partner en la gestión del BT para gestionar un evento; tienen ya un cometido claro que además les hace tener una imagen de la empresa enfocada en los parámetros que se les pide, eficiencia, cumplimiento y ahorro, que aunque son valores importantísimos no define a la compañía que es lo que se busca con un evento.
Debemos encontrar un partner que además de cumplir con los requisitos mínimos de solvencia, credibilidad y garantías, nos aporte creatividad y capacidad organizativa.
Por supuesto, hay unos requisitos mínimos que se deben cumplir:
- Proveedor integral.- Debe facilitar la gestión 360º, que permita tener un solo interlocutor, evitando así el tener que poner de acuerdo a la agencia creativa y a la logística
- Capacidad de proponer Innovación.- Tenemos que pensar en un evento sugerente, que aporte el impacto suficiente para que los invitados al mismo se sorprendan ante algo inesperado y si es posible inusitado. Pero ojo, innovación y creatividad no significa convertir el evento en un “circo de tres pistas”, sino aportar sensaciones que pervivan el máximo tiempo posible en el recuerdo de los invitados.
- Tecnología.- Hoy no se concibe un evento basado solo en el mundo off line, las nuevas tecnologías deben dotarlo de experiencias que nos lleven al mundo virtual; las webs y apps ya son un componente habitual, hay que mirar hacia la realidad virtual, aumentada, gamificación, que lleven el evento más allá incluso que la fecha de su celebración. Estas soluciones que ayer eran ciencia ficción hoy están a nuestro alcance y a un coste asequible.
- Experiencia logística.- Todo lo que imaginemos y nos propongan debe llevarse a la práctica, con solvencia, eficiencia y al coste adecuado.
Una vía habitual para a selección de ese partner es la conocida RFP (Request for Proposals), que es una guía sobre la que establecer los parámetros mínimos del evento en cuestión. Como guía está muy bien, pero debe ser eso, una guía, no el documento por el cual seleccionar al socio de viaje, sino corremos el riesgo de perder el “feeling” de las propuestas que se reciban.
En definitiva, nadie mejor que un Travel Manager experimentado para ser capaz de gestionar un evento, capaz de tener una visión global que aborde todas las perspectivas y que además le permite salir del encorsetamiento que a veces conlleva la gestión y buen gobierno del BT.
Para los organizadores de eventos siempre es reconfortante y nos hace sentir cómodos contar con un Travel Manager en la mesa a la hora de presentar nuestras propuestas, el conocimiento y la profesionalidad ayudan a comprender una propuesta creativa.
José María Ávila
Director Nacional de Desarrollo
Grupo Pacífico
