La compañía de gestión de gastos Captio ha publicado un manual llamado «El ABC del Travel Manager» en el que se detalla las tareas fundamentales del Travel Manager. «El travel management, tiene un peso y una importancia considerable. De la gestión del travel manager dependerá la eficiencia en la gestión del presupuesto de viajes de empresa, así como el bienestar e incluso la calidad de trabajo de los trabajadores en movilidad», según detalla este ebook.
Una de las principales claves de los profesionales es «conseguir la mejor política de viajes que la empresa requiera y que debe contar con el apoyo completo de la Dirección. No existe una política de viajes única sino que cada organización deberá crear la suya propia en función de sus necesidades internas y de sus objetivos». En este sentido, es fundaental «que queden bien definidas y reguladas todas las reglas, opciones y normas, para que sea de fácil aplicación y cumplimiento tanto por los viajeros como por el personal interno que incide en el proceso de la organización y gestión de los viajes».
Asimismo, la publicación señala que es importante «contar con apoyo interno dentro de la propia organización y especialmente de los proveedores. Poder conseguir que el proveedor (especialmente la agencia de viajes) actúe más como partner que como simple suministrador de productos o servicios, dará un resultado más gratificante y positivo, que solo un buen acuerdo económico y de servicio».
Por otro lado, ‘El ABC del Travel Manager’ ofrece una serie de recomendaciones. Una de las primeras es la capacidad de ser autocríticos. «Ser consciente de los errores cometidos para seguir siempre mejorando es una parte imprescindible de la mejora continua de cualquier profesional. El travel manager tiene que tener curiosidad para saber por qué no funciona una determinada práctica en una empresa, buscar alternativas, relaciones, realizar un buen benchmarking, y estar actualizado de las mejoras y cambios en el sector», destaca la guía.
Otra de las recomendaciones es que sean observadores, pero no solo del mercado, sino también de las personas con quién trabaja, a quién da servicio. En este sentido, el manual señala que «es importante ser consciente de que no se puede tener a todo el mundo contento. Muchas personas pueden verse afectadas por las decisiones del travel manager, y resulta imposible tener a todo el mundo satisfecho. Pero se tiene que trabajar para que el porcentaje de insatisfechos sea lo más mínimo posible, hacer uso de la empatía pero diferenciando cuando las críticas son objetivas para aplicar las soluciones oportunas o bien cuando son subjetivas por la personalidad del individuo y a priori sin una solución totalmente satisfactoria. Y todo, sin perder de vista los presupuestos y las políticas de la compañía».
