27 / 8 / 2019.- GRUPO PACÍFICO valora los small meetings como una “aportación de valor real, no creemos que sea una moda pasajera, ya que está muy implantada, aceptada y creemos que es necesaria”. A partir de este análisis y, sobre todo, el know how acumulado por GRUPO PACÍFICO, Eva Jordana y Javier Alpuente, Senior Project Managers, identifican 5 recomendaciones para que un small meeting esté bien organizado:
1. Ubicación, que el espacio a realizarse esté bien situado donde su accesibilidad sea fácil, sala amplia y cómoda.
2. Tema, el porqué de la reunión donde los asistentes no duden en ir. Enfocando la reunión en un tema específico y de interés común.
3. Identificar bien a los participantes e invitarlos con tiempo para que puedan organizarse.
4. Organizar el small meeting con un timming detallado y que se cumpla sin alargarse en charlas.
5. La restauración si es necesaria debe ser rápida y no muy pesada con un formato que permita seguir debatiendo sobre el asunto de la reunión.
GRUPO PACÍFICO distingue, entre otros ejemplos de tipología de small meetings, las reuniones con líderes de opinión para debatir temas de interés del cliente; analizar casos de estudio para futuras investigaciones; y promocionar algún producto determinado.
No obstante, ¿de qué hablamos exactamente cuándo nos referimos a los small meetings? Jordana y Alpuente los definen como “eventos de pequeño formato en los que en la mayoría de ocasiones se realizan con clientes locales que tienen sus características propias”. Entre las principales destacan:
1. Reducido número de asistentes a la reunión y en pocas ocasiones tiene necesidad de alojamiento (clientes locales).
2. Reducido servicios de desplazamientos.
3. Costes más reducidos debido al menor número de asistentes y a la duración de la reunión.
4. Reuniones de corta duración, normalmente los small meetings tienen jornadas de trabajo entre medio y día completo.
5. Reuniones enfocadas a un producto del cliente muy específico o un tema concreto.
Las diferencias con los small meetings respecto a un congreso se hacen evidentes puesto que éstos “están destinados a todo un público de un mismo sector donde la duración es larga, se realiza fuera de sus ciudades de residencia y se tratan muchos temas sobre el sector en cuestión, asistiendo profesionales de muchos países”.
Además, “en muchos congresos se publica los estudios que han realizado en los small meetings”, amplían los Senior Project Managers de GRUPO PACIFICO.
Eva Jordana y Javier Alpuente también explican que “al tratarse de reuniones de pequeño formato, muy seguidas y con un gran número de smalls al mes, GRUPO PACIFICO ha adaptado una herramienta online donde los clientes pueden solicitar los small meetings y se puede gestionar un mayor número de reuniones. Estas herramientas hacen que seamos más ágiles y rápidos, tanto en solicitarlos como en obtener respuesta”. Por otro lado, “se ha formado a especialistas del sector para llevar este tipo de eventos, donde tienen que ser rápidos en ejecución sin olvidar nunca el
buen servicio”, aseguran Jordana y Alpuente.
El equipo de small meetings de GRUPO PACIFICO está integrado dentro del departamento de eventos.
En cuanto al volumen de los small meetings en el negocio global de GRUPO PACIFICO actualmente “ocupan un papel muy importante, creciendo su volumen estos últimos años”.
