Este es el resumen de la reunión online mantenida el pasado mes de enero en el marco del grupo de trabajo Check In Group, un espacio exclusivo para Travel Managers orientado al intercambio de experiencias, la identificación de retos comunes y la búsqueda de soluciones prácticas en la gestión de viajes corporativos.
La sesión se desarrolló en un entorno abierto y colaborativo, abordando aspectos clave relacionados con la gestión hotelera, herramientas de reserva, trazabilidad, facturación, políticas de viaje y la evolución del mercado.
Principales temas tratados
1. Herramientas de reserva y gestión hotelera
Se destacó la importancia del uso de herramientas de autoreserva y agregadores integrados que permitan priorizar la visualización de tarifas corporativas negociadas frente a otras opciones. La correcta configuración de estas herramientas es esencial para evitar reservas fuera del entorno corporativo, que implican pérdida de control, visibilidad y trazabilidad. Asimismo, se subrayó la necesidad de mantener bancos de camas para viajes internacionales como garantía de disponibilidad y optimización de costes.
2. Trazabilidad del viaje e integración tecnológica
Uno de los principales retos identificados fue la falta de integración entre agencias, herramientas de reserva y proveedores. Se señalaron limitaciones actuales en soluciones como Cytric y Amadeus, especialmente en relación con la gestión completa del viaje, la inclusión de servicios auxiliares (ancillaries) y la trazabilidad mediante Trip ID y PNR. Esta situación dificulta el seguimiento real del gasto y genera ineficiencias operativas y administrativas.
3. Facturación, liquidación y control del gasto
Los participantes coincidieron en la necesidad de mejorar los sistemas de agrupación y seguimiento del gasto por viaje. Se identificaron incidencias recurrentes en los procesos de facturación, así como la falta de informes claros que permitan distinguir entre servicios facturados y pendientes. También se puso de relieve la necesidad de incorporar herramientas offline para gestionar servicios que no están disponibles en entornos online.
4. Valoración de herramientas actuales
Cytric fue valorado positivamente en términos generales, especialmente en sus módulos de gestión de viajes y gastos. No obstante, se identificaron áreas de mejora relacionadas con la integración, el reporting y el aprovechamiento de determinadas funcionalidades. Asimismo, soluciones como Qlick Sense fueron bien valoradas por su capacidad analítica, pese a suponer un coste adicional. La contratación directa con Amadeus se mencionó como un factor que ha permitido mejorar la experiencia de uso en algunos casos.
5. Situación del mercado hotelero
El actual contexto de alta demanda turística está generando un incremento significativo de precios y una menor disponibilidad, especialmente en ciudades clave como Barcelona, Madrid y Málaga. Esta situación obliga a revisar estrategias, ampliar el abanico de proveedores y considerar alternativas como hoteles independientes para optimizar costes y disponibilidad.
6. Adaptación de las políticas de viaje
Se destacó la necesidad de revisar y actualizar las políticas de viaje para adaptarlas a la realidad del mercado actual. Entre las principales recomendaciones se encuentran el establecimiento de límites por ciudad, el fomento de la reserva anticipada, la definición de procesos claros de autorización y la implementación de sistemas de notificación que faciliten la gestión sin generar fricción en la experiencia del viajero.
7. Evolución del transporte aéreo y modelo NDC
El avance del modelo NDC y la reducción de los tiempos de emisión por parte de las aerolíneas están incrementando la complejidad operativa, lo que refuerza la necesidad de contar con herramientas integradas y procesos optimizados.
Conclusión
Existe un consenso generalizado sobre la necesidad de mejorar la trazabilidad completa del viaje, reforzar la integración entre agencias, herramientas y proveedores, y adaptar las políticas de viaje al contexto actual del mercado. Asimismo, se reafirmó el valor del Check In Group como un foro colaborativo donde compartir experiencias, identificar retos comunes y avanzar conjuntamente hacia soluciones más eficientes.
Como próximos pasos, se propone continuar con un enfoque práctico en futuras sesiones e incorporar la participación de proveedores para favorecer la identificación e implementación de soluciones concretas.
Agradecemos la participación activa de todos los asistentes y su contribución al enriquecimiento del grupo.
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