- La seguridad del viajero se consolida como uno de los grandes retos de la movilidad corporativa
La gestión de los viajes de empresa atraviesa una etapa de profunda transformación. La inestabilidad geopolítica, la aparición de nuevos riesgos sanitarios, el incremento de los costes y la necesidad de reaccionar con rapidez ante cualquier incidencia están obligando a las organizaciones a replantear sus modelos de gestión y a situar la seguridad del viajero en el centro de todas las decisiones.
Ésta fue una de las principales conclusiones del último encuentro de trabajo organizado por AEGVE, una jornada en la que travel managers y profesionales de la movilidad corporativa analizaron cómo afrontar un escenario internacional cada vez más cambiante y complejo.
Lejos de entender la seguridad únicamente como la respuesta ante una emergencia, los participantes coincidieron en que hoy debe abordarse desde una perspectiva preventiva e integral. La preparación del viaje, la calidad de la información disponible, la capacidad de seguimiento y la coordinación entre todos los actores implicados resultan determinantes para minimizar riesgos y garantizar la continuidad de la actividad empresarial.
Uno de los aspectos que centró buena parte del debate fue la importancia de la gestión documental previa al desplazamiento. La correcta revisión de la documentación del viajero se ha convertido en un elemento estratégico. No se trata únicamente de comprobar la vigencia del pasaporte, sino también de verificar los requisitos de entrada de cada país, la necesidad de visados, certificados sanitarios, documentación laboral o formularios administrativos exigidos por determinados destinos. Una planificación insuficiente puede impedir un viaje, retrasar operaciones o generar importantes costes para la empresa.
En paralelo, también se analizó la evolución de los riesgos sanitarios internacionales. La aparición de nuevos virus, los cambios en los requisitos de vacunación y la necesidad de disponer de protocolos de actuación claros obligan a las organizaciones a mantener actualizados sus procedimientos de prevención. Cada vez son más las empresas que incorporan kits básicos de protección, recomendaciones sanitarias específicas por destino y canales de asistencia inmediata para ofrecer una respuesta rápida ante cualquier incidencia médica durante el desplazamiento.
Otro de los bloques abordados fue el seguimiento del viajero durante todo el viaje. La posibilidad de conocer la localización de los empleados desplazados, enviar alertas en tiempo real y activar protocolos de asistencia se ha convertido en una herramienta esencial dentro de las políticas de Duty of Care. Los asistentes coincidieron en que disponer de información inmediata permite tomar decisiones mucho más ágiles cuando se producen conflictos políticos, fenómenos meteorológicos extremos, cancelaciones masivas o cualquier otra situación que pueda afectar al viajero.
Durante la sesión también se reflexionó sobre el impacto que la situación geopolítica internacional está teniendo sobre la movilidad empresarial. Los conflictos y la inestabilidad en diferentes regiones están modificando los flujos habituales de viaje y obligando a muchas compañías a reforzar sus análisis de riesgo antes de autorizar determinados desplazamientos. Esta realidad está impulsando igualmente cambios en los destinos corporativos y exige una revisión constante de las políticas internas de viaje.
En un contexto tan dinámico, la capacidad de adaptación adquiere un valor estratégico. Los participantes compartieron la necesidad de diseñar procesos flexibles que permitan responder con rapidez ante escenarios imprevistos, incorporando mecanismos de decisión que faciliten reorganizar itinerarios, activar planes de contingencia y garantizar la protección del viajero sin comprometer la continuidad del negocio.
La jornada puso también sobre la mesa una preocupación creciente entre los gestores de viajes: el incremento constante de los costes y la dificultad para garantizar el cumplimiento de los acuerdos corporativos negociados con los proveedores. En numerosas ocasiones, las empresas detectan desviaciones en tarifas aéreas, hoteleras, ferroviarias o de alquiler de vehículos derivadas de la elevada volatilidad del mercado. Por ello, los asistentes coincidieron en la necesidad de reforzar las auditorías periódicas y disponer de indicadores que permitan medir de forma objetiva el grado de cumplimiento de los contratos y detectar oportunidades de optimización.
La tecnología fue otro de los grandes protagonistas del encuentro. Las nuevas plataformas digitales, la automatización de procesos y las capacidades que ofrece la inteligencia artificial están comenzando a transformar la gestión del riesgo. La IA puede facilitar el análisis de grandes volúmenes de información, anticipar posibles incidencias, automatizar alertas y mejorar la toma de decisiones. Sin embargo, una de las conclusiones compartidas fue que estas herramientas solo alcanzan su verdadero potencial cuando se apoyan en procedimientos sólidos, datos de calidad y equipos especializados capaces de interpretar cada situación y actuar con rapidez.
El factor humano continúa siendo imprescindible.
Uno de los debates más interesantes giró en torno a cómo incorporar la seguridad como un criterio estratégico dentro de los procesos de licitación (RFP/RFQ) para agencias de viajes y proveedores especializados. Más allá del precio o de la tecnología disponible, las empresas demandan conocer la verdadera capacidad de respuesta ante una crisis. Se destacó la conveniencia de evaluar aspectos como los tiempos de respuesta, la disponibilidad de atención permanente, la calidad de los sistemas de localización del viajero, los protocolos de evacuación, la asistencia médica internacional, la integración tecnológica con los sistemas corporativos y los mecanismos de comunicación durante una emergencia.
En este sentido, también se abordó la importancia de definir acuerdos de nivel de servicio (SLA) específicos para la gestión de la seguridad. Indicadores relacionados con la rapidez de respuesta, la emisión de alertas, la elaboración de informes de impacto, los planes de contingencia o la realización periódica de simulacros permiten establecer estándares de calidad objetivos y asegurar una respuesta homogénea cuando realmente se produce una incidencia.
Desde AEGVE continuamos impulsando grupos de trabajo especializados que permiten compartir experiencias, analizar tendencias y desarrollar buenas prácticas adaptadas a la realidad de las empresas. La seguridad del viajero seguirá siendo una de las principales líneas de trabajo de la Asociación durante los próximos meses, convencidos de que proteger a las personas ya no constituye únicamente una obligación legal o una responsabilidad corporativa, sino un elemento estratégico para garantizar la continuidad de la actividad empresarial y la sostenibilidad de los programas de movilidad.
Porque hoy, gestionar viajes corporativos significa mucho más que organizar desplazamientos. Significa anticiparse al riesgo, disponer de información fiable, tomar decisiones con rapidez y ofrecer al viajero la confianza de que, esté donde esté, su organización cuenta con los medios necesarios para protegerle.
