- Este mes se ha celebrado la SEXTA JORNADA FORMATIVA DEL AÑO sobre TECNOLOGÍA, celebrándose en las oficinas de Iberia en Madrid y en WTC Barcelona respectivamente, donde hemos contado en ambos casos con una Mesa de Expertos en Tecnología del Travel Manager
Recientemente se llevó a cabo un evento en dos ciudades clave de España, Madrid y Barcelona, donde se debatió sobre el papel crucial que la tecnología juega en la gestión de viajes de negocios. El evento contó con la participación de tres Travel Managers en cada jornada de importantes empresas.
Comparación de la Tecnología y el Travel Manager
Los participantes del evento a menudo comparan el papel de un Travel Manager con el de un médico, enfrentándose a diversos “problemas y patologías” dentro de la empresa. Al igual que un médico receta medicamentos a sus pacientes, un Travel Manager propone soluciones tecnológicas para resolver desafíos.
Tres Grandes Bloques de Tecnología en Viajes de Negocios
- Tecnología para el Viajero: Herramientas de auto-reserva, itinerarios personalizados y portales de cliente.
- Tecnología para el Travel Manager: Cuadros de mando, sistemas de localización de viajeros y gestión de incidencias.
- Tecnología de los Proveedores: Sistemas de reservas que incluyen NDCs, servicios de urgencia y bancos de camas para la gestión hotelera.
Desafíos y viaje. Problemas
Conocimiento de los Usuarios
La heterogeneidad de los perfiles de viajeros en una empresa plantea desafíos significativos para los Travel Managers. Por un lado, están los viajeros frecuentes que están familiarizados con las políticas de la empresa y por otro, los viajeros esporádicos que pueden no estar al tanto de los procedimientos. Para ambos tipos, el Travel Manager debe adaptar tecnologías y políticas que sean lo suficientemente flexibles, pero a la vez efectivas.
Política de Viajes
La política de viajes no es un documento estático; es más efectivo cuando se divide en dos partes. Una parte, que es la política propiamente dicha, debe centrarse en los objetivos a largo plazo y las estrategias de la empresa. La otra parte, la «normativa», debe ser un documento más dinámico que se actualice según las necesidades cambiantes, como nuevas alertas sanitarias o cambios en los requisitos de entrada a ciertos países.
Trabajar con Varios Proveedores
La colaboración con múltiples proveedores puede complicar la gestión tecnológica. Diferentes sistemas y plataformas necesitan ser compatibles entre sí para asegurar un flujo de trabajo eficiente. Además, los datos recopilados de diferentes fuentes deben ser coherentes para que sean útiles para el Travel Manager.
Evitar Reservas Directas
Garantizar que los viajeros utilicen los canales oficiales para realizar reservas es crucial, especialmente en el escenario post-COVID19 donde la seguridad y el cumplimiento de políticas son más importantes que nunca. Reservas directas pueden llevar a viajes no asegurados y fuera de las políticas de la empresa, lo cual no solo pone en riesgo al viajero, sino que también puede incurrir en costos adicionales para la empresa.
Experiencia del Viajero y Proactividad de los Proveedores
La experiencia del viajero en hoteles y durante el cruce de fronteras en aeropuertos es otro aspecto que requiere atención. Un proveedor proactivo puede hacer una gran diferencia en estos casos, proporcionando información en tiempo real y asistencia para una experiencia más fluida.
Plataforma Integral
Una preocupación clave expresada por los Travel Managers es la necesidad de una plataforma única que centralice todas las operaciones y la información relacionada con los viajes. Esto no solo facilitaría la labor del Travel Manager sino que también permitiría que el viajero de negocios se concentre más en su trabajo que en la logística del viaje.
Flexibilidad
La necesidad de flexibilidad en los viajes de negocios, especialmente en el entorno actual, es crucial. Esto abarca desde tarifas flexibles hasta tiempos límite para la emisión de boletos.
Tarifas Negociadas y Flexibles
Las tarifas negociadas son esenciales para controlar los costos, pero pueden generar complicaciones cuando hay cambios en los itinerarios del viajero. Además, las tarifas flexibles, aunque convenientes, pueden tener limitaciones en cuanto a tiempo para su emisión.
Confianza en la Agencia
La confianza en la agencia de viajes es crucial para una colaboración efectiva. La agencia debe ofrecer un valor añadido que justifique los costos, algo que algunos viajeros sienten que falta cuando consideran que «la agencia es muy cara».
Visualización y Formas de Pago
El viajero de negocios necesita un sistema de visualización eficiente para entender las diferentes opciones disponibles, así como formas de pago que se alineen con las políticas de su empresa.
Inteligencia Artificial
Las plataformas que utilizan inteligencia artificial para responder a solicitudes como «dame un viaje» están en aumento, pero deben ser precisas y fiables para ser realmente útiles.
Futuro de la Gestión de Viajes
Chat GPT y Prompts Basados en Datos Propios
El futuro podría ver una mayor integración de chatbots como GPT para manejar consultas de viajeros y para generar «prompts» basados en sus propios datos, lo que podría personalizar aún más la experiencia del viajero.
El Peligro del Micromanagement
Un desafío futuro es evitar el micromanagement que consume tiempo y recursos. Los Travel Managers necesitan confiar en tecnologías eficientes para manejar tareas rutinarias para que puedan centrarse en estrategias más amplias.
Recomendaciones Adicionales
Dada la complejidad de estos desafíos, se recomienda que los Travel Managers evalúen periódicamente las tecnologías que están utilizando. También es crucial llevar a cabo formaciones regulares para los viajeros de negocios sobre cómo utilizar eficientemente las herramientas proporcionadas y qué hacer en situaciones de emergencia.
Estos desafíos y problemas destacan la importancia de un enfoque multifacético en la gestión de viajes de negocios. La colaboración continua entre viajeros, Travel Managers y proveedores será clave para abordar estos desafíos de manera efectiva.
#SOMOS TRAVEL MANAGEMENT
Por, Alberto Malpartida
CEO y FUNDADOR de TRIPCARE
