- Más de un tercio de los empleados españoles gestiona sus gastos manualmente, por correo o con hojas de cálculo
- Existe una mayor incidencia de irregularidades en la declaración de gastos cuando esta es manual
- Los empleados que falsean gastos de forma regular generan un coste medio de 250 € al año a la empresa
Boston y Londres, 17 de junio de 2026: Perk, la plataforma inteligente de gestión de viajes y gastos nativa en IA, revela que 1 de cada 5 empleados en España (21 %) declara gastos de empresa de forma incorrecta regularmente, desde recibos inflados o duplicados, hasta falsos. Más de la mitad (57 %) lo ha hecho al menos una vez, y el 79 % asegura haber visto esta conducta entre sus compañeros.
Los hallazgos se basan en una investigación que abarca 8.000 empleados en España, EE. UU., el Reino Unido, Alemania y Francia, y apuntan a un sistema que falla: desde procesos manuales con escaso control financiero, hasta herramientas digitales que siguen dejando pasar reclamaciones manipuladas.
Más de un tercio de los empleados españoles (34 %) sigue declarando gastos de empresa manualmente por correo electrónico o hoja de cálculo. Existe mayor incidencia de irregularidades entre los que utilizan flujos de trabajo manuales (25 %). Pero algunas herramientas tampoco resuelven el problema del todo: el 18 % de los empleados españoles que usan software de planificación de recursos empresariales (ERP) o incluso software de gestión de gastos, sigue enviando reclamaciones manipuladas de forma regular.
Las categorías más frecuentemente mal declaradas son las comidas (24 %), el entretenimiento de cliente (21 %), los taxis (17 %) y el uso del coche o kilometraje (17 %).
El valor anual medio de los gastos declarados incorrectamente asciende a 250 € por empleado que lo hace regularmente en España. Para poner esa cifra en contexto: es el mismo nivel que Francia, por debajo de Alemania (290 €) y EE. UU. (330 $), y muy por debajo del Reino Unido (320 £).
Para muchos españoles(31%), la irregularidad comienza con un error genuino o un malentendido, y un 22% apunta a la falta de claridad en la política de gastos. Entre las formas más comunes de manipulación, el 43% de los empleados españoles ha enviado al menos una vez un recibo generado con inteligencia artificial, y el 8% lo hace con regularidad, cifra que iguala al comportamiento en EE. UU..
Una de las revelaciones más llamativas: el 20% de los empleados españoles afirma que su empresa ya utiliza IA para detectar fraudes en los gastos. Sin embargo, el 19% de los que declaran gastos irregulares regularmente lo saben y continúan haciéndolo de todas formas.
«La mayoría de las herramientas están diseñadas para revisar el gasto una vez que ya ha ocurrido. Para entonces, el equipo de finanzas está en modo de corrección, persiguiendo recibos y rectificando reclamaciones que nunca deberían haberse enviado. La decisión más inteligente es desplazar el punto de intervención hacia adelante: integrar las políticas en el flujo de reserva, cotejar los recibos con los datos de la tarjeta en tiempo real y hacer que el cumplimiento sea el camino de menor resistencia. Cuando el sistema está construido así, hay menos margen para el error, las reclamaciones llegan más limpias y el equipo de finanzas puede volver a centrarse en el trabajo que realmente impulsa el negocio», dijo Nikita Miller, Directora de Producto (CPO for sus siglas en inglés) de Perk.
Para los CFOs que quieren mejorar el control sobre sus gastos, hay tres prioridades estratégicas.
- No depender solamente del recibo. El 61% de los empleados españoles no tiene acceso a una tarjeta corporativa, o trabaja en organizaciones donde las tarjetas están restringidas por antigüedad o función. Al ampliar el acceso a tarjetas, la transacción se convierte en el registro, y el recibo pasa a ser una confirmación de algo que ya existe.
- Eliminar fricción. El 43% de los empleados españoles no reclama pequeños gastos legítimos porque el esfuerzo simplemente no merece la pena. Ese gasto no reclamado importa más allá de la recuperación de costes: es uno de los motivos más comunes que los empleados dan para declarar gastos incorrectos en otros casos, una forma de compensar lo que no se reclamó. Cuando el sistema funciona y los gastos legítimos se recuperan de forma automática, esa lógica desaparece.
- Implementar controles proactivos. Integrar las tarjetas en la arquitectura de gastos permite detectar inconsistencias antes incluso de que se produzca el gasto. Los límites de gasto establecen un techo para lo que cada titular de tarjeta puede gastar, y los controles por categoría restringen determinados tipos de gasto.
Metodología
Perk encargó a Censuswide la realización de una encuesta online a 8.000 profesionales empleados que viajan por trabajo al menos dos veces al año, en empresas de 250 o más empleados, en cinco mercados: Reino Unido (n=2.000), Estados Unidos (n=2.000), España (n=1.000), Alemania (n=2.000) y Francia (n=1.000). El trabajo de campo se realizó entre el 15 y el 28 de abril de 2026. El valor total de los gastos declarados incorrectamente es una media de las estimaciones que los encuestados proporcionaron en rangos, redondeada a la decena más cercana.
